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2018-09-18 14:50:01| 人氣8| 回應0 | 上一篇 | 下一篇
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研究請他們觀賞一支錄影帶,並且記憶片中細節,之後詳細計算規劃解決問題的方法。

在今天的企業中,絕大多數的專案都需要團隊合作,才能達成目標。然而,很多計劃的失敗,原因往往不是構想不好或執行不力,而是因為團隊合作出了問題,導致事倍功半。

根據「勞動力」(Workforce)雜誌分析指出,團隊合作必敗的十大原因為:

10.團隊不願意傾聽個別成員的新想法或建議,以致無法隨著情形不同,而適時彈性做調整。

9.成員不願和團隊分享資源,以致喪失團隊合作應有的加分效果。

8.只要出現問題,就認定團隊會失敗;只要團隊在某些部份失敗,就立刻想要解散團隊,使團隊動輒得咎,以致不敢放手發揮。

7.創立了繁複的內部運作程序,無論事情大小,成員都必須層層獲得公文許可,以致團隊效率不彰。

6.公司過度保護許多資料,以致團隊無法獲得所需資訊。

5.公司派遣高階主管監督團隊,以致團隊縛手縛腳,難有創新表現。

4.團隊領導人在決定重組團隊,或者改變團隊運作規則及程序時,沒有讓成員有參與決定的機會,甚至也沒有提前向成員溝通,以致成員感到措手不及不受尊重。

3.公司沒有提供團隊任何訓練,假定成員有能力應付所有問題。

2.團隊領導人勇於責罵成員,卻吝於稱讚成員,以致成員只知道自己哪些地方做得不好,卻不知道自己哪些地方做得很好,造成士氣低落。

1.領導人沒有扮演好領導人的角色。

另外,許多團隊合作失敗,是因為團隊的目標不清楚,為了避免這種情形,團隊必須釐清以下八個問題,並且定期溝通討論。

1.我們是誰?每位團隊成員的長處不同,他們也會以不同的方法解決問題,團隊成員必須互相了解,知道如何才能截長補短,整合大家的異同,發揮最大的火力。

2.我們目前的情況為何?衡量團隊的優缺點、危轉機,以及是否擁有達成目標的必備資源。

3.我們的目標為何?團隊的目標必須和公司的整體目標一致。

4.我們將如何達成目標?團隊必須有計劃、階段性目標,以及衡量成果的方法。

5.別人對我們的預期為何?成員必須完全了解他們的職責、在團隊中扮演的角色。

6.我們需要什麼協助?團隊必須知道他們需要何種訓練、指導或器材。

7.我們的效率如何?團隊應該定期評估工作效率,並且持續改進表現。

8.我們會獲得什麼獎勵?透過正面回饋、加薪、升遷等獎勵,可以鼓舞團隊士氣。

美國國家科學基金會贊助的一項研究指出,要讓成功運作,領導人必須了解團隊所處階段,並且按照不同階段的需求,才能讓團隊合作無間,達成績效。

第一階段:團隊開始成形

團隊剛形成時,領導人與成員間開始認識彼此,了解團隊的任務,此時團隊會陸續制定運作規則,並且分派工作職責。在這個階段,領導人可以注意的要點包括:

在召開第一次工作會議前,領導人可以先約集成員,進行聚餐等非正式的聚會。聚會中不需要談到工作,只需要增加彼此的認識。

確定團隊有達成任務所需的技能及資源。

在工作會議中,除了與團隊分享任務內容,也讓成員自我介紹。介紹重點在於與此次任務相關的經驗或能力上,並且請他們發表對任務的期望,以及他們對哪部份的工作比較有興趣,以便日後分派工作任務。

在這一階段,團隊必須釐清任務的目標、侷限,以及團隊的結構與規則(包括團隊多久召開一次會議、如何進行合作、如何保持溝通、如何記錄工作進度等)。

在這一階段,成員則必須知道團隊期盼他們有什麼貢獻,以及他們在團隊中應該扮演的角色。成員必須認同團隊的目標,了解其他成員的職責。這時候,團隊成員可能感到興奮和緊張,團隊的真正衝突尚未浮現。

設定達成目標的期限以及標準,但是不要將期限設得過短,因為團隊需要時間讓成員解決問題,並且形成合作關係。

確定每位成員都知道任務的意義及要求,並且提供成員分享工作現況的管道。

當團隊已有初步共識時,領導人需要爭取團隊外的支持,包括高階主管等。儘早向與任務相關的高階主管報告,了解他們對此次任務的看法和期許,以及他們準備提供何種支援,獲得這些關鍵人物的回饋及資源,不要害怕要求公司提供必要的協助。統合重要關係人的想法,以及團隊成員的意見,擬出初步的計劃。

第二階段:實際執行任務

團隊已經清楚任務的需求,並且有了行動藍圖,在這個階段,重心在於確實執行,領導人可以注意的要點包括:

了解並接受每位成員的優缺點,善用每個人的長處,重視每個人所能提供的貢獻。

考量成員的能力及興趣,最後調整底定每位成員的職責。成員的工作量必須平均,儘量安排讓每位成員在每個階段都有負責事務。企管顧問蓋曼諾(Paula Gamonal)指出,分配大家比較不喜歡的工作時,不妨對接受這些工作的成員提供特別的獎勵,或者讓成員輪流負責,避免有成員受委屈的情形。

團隊確實追蹤每位成員的進度,以了解成員的投入程度,以及是否有脫軌演出。

召開例行會議時,鼓勵大家公開討論。如果成員在執行過程遭遇問題,請他們立即與大家溝通,不要等到例行性會議上才公佈。每次開會結束前,重覆成員在下一次開會前,必須完成的事項。

團隊必須做到成員間可以相互依賴,以及做任何決定時,都以是否對團隊有益為最大考量。

在這一個階段,成員可能開始感到挫折,彼此間會產生衝突,或者形成小團隊,領導人必須適時介入調解,公司也可以提供團隊合作的訓練。

以客觀方法評估工作成效,並且公佈結果。無論團隊表現好壞,功過都歸於團隊,不要特別突顯某名員工。但是在此同時,也兼顧員工的個別表現,給予他們公平的賞罰。

第三階段:逐步交出成果

此時,團隊已經陸續完成階段性任務,公司可以開始評估團隊的最後成果。在這個階段,領導人可以注意的要點包括:

在這個階段,成員可能習慣於遵循既定的方式做事,有些成員會因為避免衝突,以致不敢誠實提出想法,領導人必須避免團隊出現彈性疲乏或因循的現象。

確定成員共同努力的成果,大於成員個別奮鬥的總合,否則領導人必須立即調整工作方式,以達到團隊工作應有的成效。

附錄∕團隊與個人,超級比一比

「訓練」(Training)雜誌日前報導,美國賓州州立大學所做的一項研究顯示,團隊合作及個人獨立的工作方式,在不同方面各有優缺點

該研究分成兩組進行實驗,第一組將二十八人平均分成十四組,每小組有兩人;第二組為二十八個不分組的獨立個人。研究請他們觀賞一支錄影帶,並且記憶片中細節,之後詳細計算規劃解決問題的方法。

結果,在解決問題最困難的部份,兩人小組比獨立個人想出方法的比率高,而且速度也較快;然而,以總體成績而言,獨立個人的表現卻比較好。

該研究分析,在團隊中,成員比較沒有盡力記住影片細節,因為他們覺得可以依賴隊友的幫忙。獨立個人的情形則相反,他們努力記下所有細節,並且獨立挖空心思,試圖想出解決辦法。

台長: roger4531chen
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