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593愛的鼓勵 5訂閱站台

上週跟亞洲區主管去拜訪台灣重要客戶，在進入會議主題前，亞洲區主管看到會議桌上擺了meeting guideline，覺得很有趣，所以就討論到會議的效率。

我們客戶告訴我們，為何要有這些guideline，是因為屢屢會議都讓大家覺得佔去大多數的時間，如果是跨部門會議，要佔去多少寶貴的時間？所以，這些guideline要讓會議有效率，鼓勵同仁make decision，更當責去下code，這樣才能讓無謂的會議減少。他們也希望減少不必要的會議，他們還規定星期五不能有內部會議，因為要提醒同仁會議適可而止，讓同仁花更多時間在更高產能或策略性地思考。

 

我們發現越高階主管，花在會議的時間就越多。或許是因為有許多跨部門的討論，或許是因為需要高階主管做決策，但這也同時如上述提到，沒有人敢去做決策，造成每個討論花冗長時間去討論，可能只是為了要彙整給主管看，再依賴高階主管去下決定，甚至被主管駁回再花更冗長時間討論，但這到底是不是最好的方式？

 

主管是擬定大方向、策略的人，要承擔的責任自不在話下，但是，一個有效的組織，不應該只有金字塔頂端的人在思考，或是只能由高階主管承擔重責。反之，一個有機學習的組織，應該是打破疆界，鼓勵授權與容忍犯錯，就像我們看到部隊以前是區分裝甲、步兵、野戰，但是到後來變成獨立旅，其目的也是為了整合機能。今天一個有效的組織應該是能快速回應外部變化和需求，如果甚麼都要層層回報，等到最後主管下code火都熄了！

 

在外商組織比較扁平，其目的也是要減少疊床架屋，能夠更扁平去減少官僚，機動地回應市場變化。但是我們看到就算扁平組織也會遇到會議排滿滿，這確實是一個外徵：效率低落的會議、過多的會議，正在提醒我們是否因為業務的擴大越發沒有效率？這是我們今天在客戶端學到的啟發~