制定會議規範可以解決這個問題嗎？＠roger4531chen

2018-11-09 05:27:39| 人氣8| 回應0 | 上一篇 | 下一篇

Ａ方案比較好？Ｂ方案比較好？還是Ｃ、Ｄ、Ｅ方案更好？讓一個簡單的表格，告訴你如何快速地做出聰明的選擇。

會議室裡，分成兩派人馬，你一言我一語地互相爭論。兩個小時過去，大家仍然無法做出決定，主席只好無奈地宣佈，「下次」再繼續討論，散會。

為了一個決策，開了三次會議卻還是沒有結果，對很多人來說，這個情景可能並不陌生。意見紛歧和缺乏共鳴，往往會讓棘手的問題變得更加複雜，並在不知不覺中，蠶食大家的精力與時間，拖累專案進度和公司營運。

以數位醫療新創公司「健康熨斗」（Flatiron Health）為例，剛開始時，公司只有四名員工，兩年後，員工人數成長到一百三十五人，服務兩百家診所。就在這時，它碰到了一個可能動搖整體公司的問題。這個問題既不是技術層面的危機，也和醫療方面無關，它是一個「人」的問題：主管不知道該如何有效地做決策。

「健康熨斗」科技長薛克斯奇（Gil Shklarski）為了解決這個難題，引進一套決策工具，幫助團隊成員思考與分析。他在首輪雜誌（First Round Review）舉辦的座談會上，分享了這套工具如何幫助團隊快速擺平艱難的選擇。

在運用這項決策工具前，首先必須了解，好的決策過程和好的決策之間，有什麼不同。若大家對決策過程感到不滿，那麼就算決定再ISO文件翻譯怎麼聰明，團隊之間還是可能爆發一場混戰。因此，這個架構最主要的功用在於，舒緩決策過程中的壓力，同時幫助團隊達成共識。

這個決策工具其實只是一個簡單表格。表格的上方，可以填入大家想到的兩個（或更多）選擇；下方左邊的欄位，則分別標示出：優ISO文件翻譯點、缺點，以及緩和方法。

舉例來說，不久前，「健康熨斗」的工程團隊討論了一個議題：他們需不需要設立更多職稱，來顯示不同資歷？由於公司的銷售團隊有很多不同的職稱（例如經理、總監、資深經理等等），但工程團隊的頭銜統一都ISO文件翻譯是「工程師」。針對這個課題，有些人同意增加頭銜，有些人則不贊同。

引導決策的五個步驟

過去，這類型的討論很容易陷入僵局，造成兩派人馬互相遊說對方的局面，但這時，工程團隊運用了這套決策工具，緩和了決策氣氛，協助大家達成共識。過程中，薛克斯奇邀請工程團隊領導人，和人力資源主管ISO文件翻譯一起採取下列幾個步驟：

1.請團隊成員列出這兩個選項的優點與缺點，並針對緩和這些缺點的解決辦法，進行腦力激盪（參見附表）。

2.幫助相關人士了解有哪些折衷方案，想像一下在做出每個決定後，會產生哪些場景。舉例來說，若選擇增加頭銜，那麼以後在ISO文件翻譯討論技術問題時，會不會有人以職位來影響決定？該怎麼做才能避免這樣的情況發生？另外制定會議規範可以解決這個問題嗎？

3.強調人的情緒和社會影響。例如，若最後選擇不增設職銜，人資人員會不會因為要額外訂定履歷表撰寫指南，ISO文件翻譯而對工程團隊感到不滿？

本文未完，全文請見EMBA雜誌374期

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台長： roger4531chen

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