本人受臺北市政府與中華物業管理協會之邀，
有幸擔任『臺北市99年度優良公寓大廈評選活動』評選委員之一，
負責規約部份審查，
其中關於各公寓大廈住戶規約、財務報表之內容，
依此次參訪與歷來承辦之案件，提供些許建議，供 大家參考。
謹列於下：
(一)按『紀錄』為名詞，『記錄』為動詞，據此，應為『會議紀錄』，
『記錄：某某人』。
(二)規約條文中所指稱之『附件』宜編號後併同編列於規約內歸檔，
以便對照，關於約定專用、約定共用或停車空間等建議可製作圖說
以便參閱。
(三)依歷次區分所有權人會議決議後，若有更動規約內容者，宜注意前
後相關條文，避免衝突，並於規約中記載修改時間與條號，更可將
修改內容加註記號或以不同顏色標示，以使之明確易讀。
(四)區分所有權人會議紀錄、管理委員會紀錄若規約內有包括區分所有
權人比例，宜記入比例，並將每個需投票之議案分別為何種之計票
比例、統計後的結果記錄於會議紀錄中。
(五)關於規約內所引用法條部份，請注意法令修改與正確條文、條號。
若法律內已將名詞定義者，如公寓大廈管理條例第3條第1項第8款：
「住戶：指公寓大廈之區分所有權人、承租人、或其他經區分所有權
人同意而為專有部分之使用者或業經取得停車空間建築物所有權者。」
，請參考相關法律上之定義以免誤會，而若與此不同者，宜另行標明
定義以免範圍不同。
(六)公寓大廈管理條例第4條：「區分所有權人除法律另有限制外，對其專
有部分，得自由使用、收益、處分，並排除他人干涉。」；同法第9條：
「各區分所有權人按其共有之應有部分比例，對建築物之共用部分及其基
地有使用收益之權。但另有約定者從其約定。」；同法條第3項：「前二
項但書所約定事項不得違反本條例、區域計畫法、都市計畫法及建築令
相關之規定。」；準此，規約內對於約定專用、約定共用部份宜對照相關
法令而為約定。另，多有載如「依建商買賣契約書約定」；「停車空間依
建商買賣契約所載」之類似規定，此於社區剛成立多為第一手所有權人時，
或社區屋齡尚新時或無疑慮，隨時間日久，各手變換或原始契約書保存不再
等問題，將不易釐清，建議將此得依法並經區分所有權人會議表決載於規約。
另，約定專用或約定共用除應符合法令之規定外，並非永遠不得更改，仍得
依區分所有權人會議依照規約所載之投票比較而為更改。
(七)依公寓大廈管理條例第36條第1項管理委員會之職務範圍第8款：「規約、會
議紀錄、使用執照謄本、竣工圖說、水電、消防、機械設施、管線圖說、會
計憑證、會計帳簿、財務報表、公共安全檢查、及消防安全設備檢修之申報
文件、印鑑及有關文件之保管。」，據此管理委員會宜將此類文件與資料妥
善保管。
(八)公寓大廈管理條例首重社區自治，故多數條文內有：「若規約另有約定者，
從其約定。」字樣，故社區可依自行之管理現狀於區分所有權人會議中提出
修定，以符合社區自治之精神與發展之順暢。如開會人數與區權比例之計算、
管理委員之選任、解任之資格與方式、區權人出席會議委託代理方式、管理
委員缺席代理方式、閱覽保存文件是否有時間限制、影印費用何人負擔等等，
均可經區分所有權人會議決議後更改規約使之更貼近社區需求與管理實務。
(九)規約所規定者為公寓大廈內之住戶，故若涉及第三人者，如欠繳之應分擔費用
由繼受人應為負擔之約定無法對繼受人發生效力。
另有關財務報表部份，提醒部份如下：
(一)製作各式報表之目的無非係提供非具財務專長之全體住戶得能一目瞭然社區收
支狀況，故建議得能簡化報表，例如每月應收、實收之欄位比對，如此可看出
短收、溢收等情形。
(二)關於社區內之重大財產除編列簿冊列管外，亦得能將其耗損、維修、換置等列
入財務計算當中，並以之對比公共基金之數額，便於及早規畫、提撥。
(三)若有出現前後月狀況出入或不同者，宜記載原因，並由管委會權責人員簽認、
追蹤以便管理。
(四)表報後所需簽認之欄位，不建議以『主委之章』等方式蓋印，此方式較易偽造
或變造，建議以簽名方式替代。
本所為各社區住戶亦有提供各式居家安全險、住宅火險、社區各式保險可供洽詢。
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