要事 VS. 急事
所謂重要的事是指真正有助於達成人生目標，讓生命豐富、更有意義的事，
但這些事多半都不是那麼迫不及待。
原因在於這些事沒有「急迫性」，或者說其急迫性必須我們主動去發掘。
我們以「時間管理矩陣」來探討急事與要事的關係。
矩陣中將日常活動分成四個象限，裡面涵蓋了所有的時間安排方式：
● 第一象限
急迫又重要的事。
諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、修理東西、住院開刀、小孩受傷要包紮等。
這是考驗我們的經驗與判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園地。
如果荒廢了，很可能會變成行屍走肉。
但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一再拖延或事前準備不周，而變成迫在眉睫。
● 第二象限
重要但不急迫的事，主要是與生活品質有關。
其中包括長期的規劃、透過讀書與專業訓練、自我充實、思索如何幫助陷於困頓的子女、
為重要的會議做準備、多花點時間傾聽親友、屬下的心聲等等。
荒廢這個領域將使第一象限益形擴大，使我們陷入更大的壓力與危機中，疲於應付。
反之，多投注一些時間在這個領域有助於提升實踐能力，縮小第一象限的範圍。
做好事先的規劃、準備與預防，很多急事將無從產生。
這個部分的事情不會催促我們，所以必須主動去做。
這也是發揮個人領導力的領域。
● 第三象限
看似第一象限，涵蓋的是急迫但不重要的事。
迫切的呼聲會讓人產生「這件事很重要」的錯覺---實際上就算重要也只是對別人而言。
電話、會議、MSN、突來的訪客都屬於這一類。
我們花很多時間在這個範圍打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。
● 第四象限
屬於不急迫又不重要的事，簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。
但我們往往在一、三象限間來回奔走，忙得焦頭爛額，
不得不「逃避」到第四象限，療養一番再出發。
這部分倒不見得都是休閒活動，因為真正有創造意義的休閒活動是很有價值的。
然而，像過度觀看毫無內容的電視節目或在辦公室偷閒瞎掰，都是在浪費生命。
這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損。
剛開始時也許有滋有味，到後來你就會發現其實是很空虛的。
當你要把某項活動歸為第一或第三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。
其實二者並不難區別，你只須問自己這件事是否有助於達成某種重要的目標。
如果答案是否定的，便應歸入第三象限。
我們觀察發現多數人花在第一、三象限的時間最多。
如果你也是其中之一，是否付出了相當的代價?
當你為急事忙得團團轉時，是否忽略了要事，甚至是最重要的事?
請再思考一次本章開頭的第一個問題，分析一下你的答案屬於哪個象限。
我們以同樣的問題問過數千個人，
發現絕大多數的答案可為下列七類：
改善人際關係、改善事先準備工夫、做更周詳的規劃與組織、善待自己、抓住新的機會、充實自我、增進能力。
這些都屬於第二象限，全都是重要的事。
但如果你的答案也屬於這幾項，為什麼不能身體力行?
也許因為這些不是急事，並沒有迫在眉睫，讓你覺得非做不可。
然而事實上，這些事才是你必須主動去做的。
我們在生活中顯然同時受到急迫性與重要性二項因素所左右，
實際上在做任何決定時，如果你以急迫性為考慮重點，問題便會產生。
如果我們以重要性為主，生活便會落在第一、二象限，而遠離三、四象限。
而且，當我們投注更多時間在事先準備、預防、規劃和增進自我能力，自可減少許多耗費在第一象限的時間。
不僅如此，我們甚至可以不再因為拖延而陷入第一象限，而是因為某件事情很重要，主動將它變成急迫的事。
我們舉辦座談會時，常會要求與會者思索急事與要事二種觀念，說出他們的聯想與感受。
談到急事，大家最常想到的是壓力、筋疲力盡、不滿足感等。
談到要事，大家想到的則是自信、充實、漸入佳境、有意義、心境平和等。
你也可以試試看會聯想到什麼，或許對於生活為何變成今天這個樣子，會有較深刻的了解。
關於時間管理矩陣的問題
當然，真實的生活很難清楚地劃分成四個象限。
每個象限之間其實是連續的，有些部分更是互相重疊。下面是人們對時間管理象限提出的一些問題：
● 面對這些急迫或重要的事，應如何自處?
這正是我們生活中不斷碰到的難題。
然而，在眾多事情中永遠有一件是你必須最先完成的，
也就是說第一象限裡還有第一象限，第二象限裡還有第二象限。
至於如何決定哪一件事最重要，正是本書後面各章節所要探討的主題之一。
● 落入第一象限一定是不好的嗎?
當然不是。事實上很多人花相當多時間在這部分。
問題的關鍵是你為什麼會落入這個象限。是急迫感使然，還是基於重要性的考慮?
如果是前者，那麼當重要性漸漸消失後，你便會滑落到第三象限，也就是急迫性偏執。
如果是後者，當急迫感消失後，你會移到第二象限。
別忘了第一、二象限都是很重要的，只是時間的因素改變了。
當你落入第三、四象限，問題才會產生。
● 如何找出時間來做第二象限的事?
最理想的方法是從第三象限騰出時間。
第一象限的事既急迫又重要，當然不得不做。
而第四象限是根本不該做的。
只有第三象限會騙倒我們，因此我們應學習從重要性來看待一切活動，
才能一一找回在急迫性煙幕下失落的時間，重新運用於第二象限。
● 如果我身處的就是第一象限型的環境，怎麼辦?
的確，有些職業幾乎完全屬於第一象限。
例如醫護人員、警察、記者、編輯等，常常必須因應急迫又重要的狀況。
其實這些人尤其應該多把握第二象限的時間，因為如此才能讓他們更有能力去應付第一象限的事。
● 第一象限中是否有不具催迫力的事，可以不必即刻處理?
有些事我們不去做就會釀成更大的問題或危機，所以可以自主地賦與這些事情一定的急迫性。
此外要考慮到，一個組織的第二象限，如長期的目標、規劃、建立關係等，對最高主管而言可能屬於第一象限。
這些運籌帷幄的工作本是專屬於主管的職責，其重要性不但不容忽視，做與不做往往都會有重大的後果。
因此，對主管而言這些事情的確有「即刻」處理的必要，而且必須主動去做。
時間管理矩陣最大的功能，在於讓我們了解時間的安排如何受到急迫性與重要性的左右，
讓我們看清楚自己為什麼把大部分時間花在某些地方。
from 《與時間有約》
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講的很清楚
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