老鷹的天空 -

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〈不是存檔就夠了〉

 

      打電腦要記得存檔，不過不是存檔就夠了。

 

      我前幾天用Excel製作一個報表，同一個檔案裡有8~9個工作表，有些比較簡單的工作表只有1~2頁，但也有較複雜多達30~40頁的工作表，一個檔案將近2MB的大小。我還要從那多達約1600列的工作表裡的資料中，使用Excel的好幾個公式，依我需要的條件把其中約10~20列符合條件的資料自動篩選、條列出來。這類的工作若靠人工是非常花時間、眼力和精力的，只能寫好程式(公式)交給電腦去執行了。

 

      Excel這軟體我已經使用幾十年了，作業到一個階段存檔，那是通常都會去執行的；但是我這次得到慘痛的教訓了。話說當我完成約90%左右時，我在其中一個工作表中再額外輸入了約10行左右的資料，然後按存檔，結果才發現，我輸入那約10行的資料怎麼都同時出現在6~7個工作表中(一般是同時選了那幾個工作表時才會如此)，而且把原有的資料都蓋掉了!我又已經存檔，後來發現時已經太遲了。

 

      我只好心裡淌著血將那些毀掉的工作表逐一去修正，共浪費了我將近半天的時間。在這次修改的過程中，為了不要重蹈覆轍，我採取了將各個階段的檔案分別存不同名稱的檔案(假設名稱是NAME的檔案，第一次複製、貼上後會變成NAME-複製，第二次複製、貼上後會變成NAME-複製(2)，…)，這樣萬一再發生錯誤時，我只要把最近一次備份的檔案打開就可以了。不誇張，我這個報表修改完成後，檔案居然存到NAME-複製(9)，表示共存了9個備份的檔案，我感覺我好像得了被害妄想症似的。

 

      不經一事不長一智，我學到了教訓，以後要習慣把作業中各階段的檔案備份起來。還好現在電腦的硬碟容量都很大，存報表的檔案佔不了多少容量的。

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(網摘圖)