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2008-06-03 09:54:09| 人氣1,634| 回應0 | 上一篇 | 下一篇

聰明進出會議室》出席會議 勿帶「兩串蕉」

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＊ 蔡祐吉（本文作者為世新大學〈議事溝通〉課程講師）

接獲會議通知單後，你通常會有什麼反應？

A：大嘆一聲「唉，又要開會了」，然後記下時間，到時候出席。

B：開始思考「我能做什麼準備」，然後開始蒐集資料跟思考規劃。

A層次是許多上班族面對會議通知單的自然反應，被動且無奈；B層次則是比較積極參與的人，面對會議的必要態度。

比方說我們要開會，決定公司下一個前往投資的國家。如果所有人在開會前都沒有做好準備，到了會議桌上才你一言我一語地「空想」，一下拋出「中國」，一下主張到「越南」，另一個人又來個「泰國」，在沒有事前做過功課，研究幾個投資地點的異同與優劣的情況下，這些隨口「喊」出來的國家，對決策而言，完全沒有任何意義。

相反地，如果與會者從接到會議通知單那一刻開始，就針對會議主題尋找資訊、進行必要準備──想要「前進中國」者，就把中國的投資環境、法規搞清楚；有意推動「越南投資」者，就先弄清楚當地的土地、人力、資金問題；那麼，當大家進入會議室的時候，就不是雙手空空的「兩串蕉」，而能夠胸有成竹、言之有物，決策必然能夠更為順暢。

每一個與會者都必須要有這樣的認知：會議不是從「大家進會議室排排坐好，主席宣布會議開始」的那一刻才開始；廣義的會議，其實早在「籌備會議」的時候就已經在運作。

會議主事者，有必要在提早發出的開會通知上，明確讓與會者知道，會議要討論的重點，讓他們能夠有時間作準備；會議參與者，也不能輕忽「會前準備」的重要性，否則你的「兩串蕉」，很容易成為破壞會議成功的那一顆老鼠屎！

‧會議小提醒：

1.會議是從「會議室外」就已經開始。

2.進會議室前，就應該做好相關準備。

我要檢舉
#上班族#世新大學#外國經驗#投資環境#投資法規#會議室#會議通知單
台長： 台北光點

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