詹錦宏、張清添台塑關係企業
台塑企業的會計結算作業，原已從1990年的每月10日結算出上月財務報表，進步到2000年元月的每月4日，但對不斷追求經營合理化的台塑企業集團董事長王永慶而言，「一日結算」才是長期以來要求的目標。
一日結算作業看似容易，但需要全體企業員工的努力與配合。台塑關係企業的財務會計作業，秉承其創業人追求合理化的精神，一方面考慮集團內各企業的特性及運作的效率，另一方面考慮內部控制及資金管理的效率，發展出一套獨特的組織制度。由於一日結算的任務，包括台塑集團旗下各公司，並橫跨營業、生產、資材、採購、電腦、會計、財務等各領域，因此由總管理處負責統籌此項專案。
管理電腦化
確實掌握成本與效益
管理電腦化，是台塑關係企業經營成功的重要工具，也是一日結算作業的先決條件。
所謂管理電腦化，是將台塑的營業管理、生產管理、資材管理、工程管理、人事管理、財務管理等六大經營管理機能，全盤規劃，並全面納入實施，使各項管理事務間構成一個整體關聯，發揮管理的最大功效。
台塑企業管理電腦化的規劃原則如下：
1.各類管理制度全盤規劃、使各項管理制度環環相扣。2.所有資料全部就原一次輸入、多層次傳輸運用。3.資料就源勾稽管制、就源確保正確性。4.盡量減少人工動作-簡化、省力化、機械化，提高效率及正確性。5.DCS( Distributed Control System)及MIS(management Information System)系統的連結。6. 充分運用異常管理的原則-會說話的報表。7.OA(Office Automation)與MIS 系統的連結。8.利用網際網路及衛星通訊系統，與上下游企業或消費者連結。
為達成一日結算作業，專案小組再次重新檢討各項作業流程，首先由接受客戶訂單開始，營業管理機能包括目標管理、授信管理、售價管理、受訂管理、交運管理、應收帳款管理等項。
營業目標管理的目的，在確保產品既有市場，最重要的是要深入瞭解客戶，每月由電腦列印「業務動態管理表」，供營業人員掌握客戶動態。
每半個月由電腦自動擷取各客戶的實際訂購量，凡低於目標量的管制基準者，即由電腦依客戶別自動列印「受訂差異反應單」，提供營業主管研判異常及採取有效的措施，以順利達成目標。
受訂階段，將訂單內容輸入電腦或由網路下單，電腦則進行客戶授信限額、售價、票期、接單期限、可銷售量等項目進行查核。若有受訂或授信異常，電腦則列印「受訂異常反應單」或「超授信反應單」供營業人員處理。
若查核正常，即接受該筆訂單，並據以做為生產安排、答交、交運管理作業的依據。電腦每日核對訂單的預繳日，若該訂單已逾預繳日但未生產或未繳庫結案，即自動以一客戶一單的方式分別列印「逾期未繳反應單」交產銷人員作適當處理。
成品繳庫後，電腦依訂單的預定交貨日期列印「交運單」及「發票」，並自動扣減成品庫存，轉財務系統立應收帳款，並依交運內容計算運費。
同時每月初由電腦整理出「對帳單」，並自動傳真客戶對帳及辦理付款，貨款票據逾期未收時，即由電腦依客戶別列印「應收未收票反應單」，交營業部門查明逾期原因及處理對策，呈核後追蹤至結案為止。
當原料庫存耗用降至請購點時，電腦自動產生請購資料，傳送採購系統詢價。於詢價截止日後二日辦理開標，依報價金額高低列印「比價表」及「採購記錄表」，交由採購進行議價後決購。
若廠商逾期未交貨，電腦列印「催交單」交採購人員催交，交貨後收料檢驗合格將發票送會計辦理付款，電腦查核付款金額是否正確，正確者即透過財務出納系統將貨款匯入廠商之銀行帳戶，金額異常者，即出表處理。在發料方面，實施計劃性領料，每日由電腦將現場輸入之領料資料傳送資材料庫憑以列印「發料單」，料庫人員備料後送貨到廠。
運用電腦化管理，不但可以正確計算生產效率獎勵，確保每位員工薪資計算的正確性，亦可即時將彙總的人事費用傳送會計，進行電腦作業，此外，直接將薪資存入個人帳號，亦可免除提運現金層層轉交的風險。
如此各項管理作業，除發揮其各自機能，並將各項資料自動傳輸至財務管理系統，進行成本計算及編製各項經營管理報表，而無須假手會計再行輸入。
至於成本計算所需的資料，生產量是由生產管理的繳庫作業取得，原副料用量，係按繳庫量依標準單位用量自動換算，人工成本係由人事管理的薪資作業擷取，製造費用中的領用材料，由資材作業擷取，月底結算時，電腦先利用各項資料的相互關聯性查核，即計算出當期生產成品成本。
電腦依據各產品、各部門實際成本、費用資料，與原所設定的目標值比較，編製成各種經營報表，所以會計結算應可於翌月一日完成。
換言之，翌月1日電腦即完成會計結算，即表示各項管理作業均可正常運作，各部門的管理也達於合理境界，會計結算編製的各種經營報表，也必能忠實正確表達公司的經營狀況。
經營合理化
須有效防錯及時修正
通常企業經營強調知彼，其實「知己」更重要，這有賴能真實反映公司經營現況、協助經營者正確決策的財務報表。一日結算即是要滿足反映企業經營現況的要求。
王永慶認為，會計結算作業時間的長短，可以做為一個企業管理制度是否上軌道的指標，管理制度健全的公司，每月損益結算，應該可以在翌月一日完成，因為公司每日發生的資料，應該及時輸入電腦，並由電腦做到環環相扣，減少人工處理及異常的發生，因此，一日結算應該是經營合理化的必然成果。
無法做到一日結算，必定是有些作業不合理，只要能將作業合理化、電腦化，一日結算應該是可以達成的目標。
總管理處與各單位檢討後，發現要達到一日結算作業的目標，有許多課題必須先加以克服，管理制度改善方面，包括：
1.將部分批次作業改為及時連線作業，提高作業處理效率。
2.檢討資料輸入作業流程，力求就源輸入，消除重複輸入。並利用電腦進行稽核，防止輸入錯誤。
3.製程電腦與MIS作業連結，作業處理環環相扣。
4.將與會計結算有關的作業與非有關的作業分開處理，以爭取結算時效。
5.結算截止時間正常化，以月底日24時為基準，充分運用深夜電腦時間，以減輕白天電腦運算時間，加強作業處理速度。
在電腦程式改善上，則有：
1.建立索引方式，增加處理速度。
2.充分運用條碼等工具，簡化輸入作業。
3.異動處理資料，以即時或晚上日報作業處理。
4.將作業細分以利電腦分散處理。在硬體方面，總管理處並同時更新電腦設備，以提高電腦處理速度。
此外，資料處理務必及時與正確，專案小組更制訂了幾項努力的方向：
資料及時輸入：以往廠區夜班生產線，在現場作業完成後，即將資料彙總至廠務課等日班之廠務人員上班後，再進行資料輸入處理作業，導致資料無法及時輸入。為了能一日結算，專案小組則建議將生產現場相關之資料輸入，由領班在工作完成後，及時輸入。
減少人工作業：資料的重複輸入，不僅是造成資料錯誤的主要原因之一，也增加了許多不必要的人力浪費。
專案小組也針對材料收發、領取與繳庫作業，進行合理化作業，凡是可以由電腦自行轉檔或計算的輸入作業，完全交由電腦轉檔及計算，不僅減少人工作業，更提高了資料的正確性。
加強異常管理：在日常作業盡量委由電腦處理後，人員工作的重點即在加強異常管理，針對異常現象進行對策與改善，並力行合理化。容易產生錯誤的異常作業項目，盡量改由電腦自動查核，以免影響結算的正確性。
針對上述的改善案，專案小組利用品質管理中的要因分析圖觀念，將其以魚骨圖方式表示，利用魚骨圖，可以清楚看出要改善的要因及內容。
經過上述的改善過程，台塑關係企業自2000年5月起會計結算作業，從每月2日（台塑、台化）及3日（南亞）的時程，改善到每月1日，達到所謂一日結算的目標。
（作者是長庚大學企業管理學研究所所長、台塑關係企業總經理室特別助理）
【2006-11-05/經濟日報/C2版/企業大學】
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