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通常PDA最常見的使用方法是：在辦公室或家中個人電腦可使用的 環境下，於個人電腦上輸入行程或通訊地址，然後再利用PDA隨身攜帶 這些資料。若在外出場所發生資料追加修正等情況時，即當場輸進 PDA，再帶回辦公室或家中，和個人電腦進行最新資料的同步化。以往人們雖然可以在個人電腦上使用個人資訊管理的應用軟體或群組軟體， 但是若要隨身攜帶這些資料，往往必須將之列印成紙張或一一抄寫在紙 本的萬用手冊上；而在外出場所發生資料變更或追加等情況時，則也必須抄錄在紙張上，再帶回辦公室輸入電腦。然而，透過PDA的使用，使 用者將可把PDA跟電腦的資料同步化，隨時帶著最新資料外出：
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