練習11種拒絕的技巧
事實上,拒絕技巧也需要練習,最基本的原則就是不要讓對方不愉快、也不要起衝突。
1.委婉說出拒絕的理由
你不需要一口就回絕對方,可以先向對方表達你希望幫忙的意願,但因為一些私人的因素無法幫忙。
例如:「我真的希望可以幫你,但是因為……所以很抱歉,這次無法幫上忙。」
坦白說出拒絕的理由,讓對方了解你的難處,對方不僅不會再勉強你,同時也維持了彼此關係,不至於讓對方感覺你是個不合作的工作夥伴。
2.先架設好拒絕防線
自己先訂好規則、且是大夥都可以理解的原因。比如說:「每週三和週五晚上我要去看牙醫」,這樣就可以杜絕突如其來的拜託。如果是非你不可的工作,就可以愉悅地接受,然後告訴對方:「只有這一次!」等話。
3.說明自己無法勝任並推薦他人
如果是自己無法勝任的工作,就要清楚向對方解釋清楚,以免最後搞砸了一切:「這個工作超過我的能力範圍,可否請有經驗的某某某來接手?」
如果對方仍強人所難,就必須把可能的後果一一說清楚。畢竟你必須考慮到最後有可能無法如期完成的風險,沒有事先溝通清楚,之後就很難釐清彼此的責任。若對方似乎沒有承擔責任的意願,就不該輕率答應對方。
4.凡事適可而止
如果你不懂得拒絕,別人可能會誤以為你都無所謂,什麼事情都願意幫忙,最後可能做了太多原本不屬於你分內的工作,而耽誤了真正該做、而且重要的工作。
每個人的工作責任範圍必須劃分清楚,偶爾一兩次的幫忙是可以,但如果你發覺對方一直將自己該做的事情丟給你做,就要適時反映,是不是對方的工作量真的太大?是否需要找主管討論,調整工作內容?
5.讓別人看到事情的難度
很多工作只有實際執行的人才知道其中的複雜與困難,其他人只看到你順利完成,卻不知道你花費了多少的心力,以為事情可以很輕鬆地完成。
達成目標固然重要,但也應該讓其他人了解過程中曾經遭遇哪些難題、你如何解決這些困難、如何在時間壓力下完成。讓其他人了解完成任何工作並非如此簡單,日後也比較不會隨便開口要求你幫忙,至少不會做出太無理的要求。
6.問對方「為何找我?」
不論是怎樣的工作,只要是被指派的工作就該找尋為何要選自己的理由。如果你也想不出原因來,不妨直接問對方:「為何找我?」如果對方也答不出所以然,就表示這工作誰都可以做。若是如此,不妨建議:「既然這工作也不是一定要我做,那可以大家輪著做!」
7.不要答應得太快
若最後還是得接受這些討厭工作時,可別讓人認為你是個容易答應要求的人。別人說什麼時候完成,你就二話不說地答應。最後多留些彈性空間,例如:「啊?可是現在有點不行,晚一點可以嗎?」因為若讓人覺得你很容易答應請託,拜託的人還不見得會特別感謝你。
8.尋找替代方案
就算要接受討厭的任務,也不必完全聽對方的要求。你可以提出你的建議案,比方說可以另外加入有經驗的人、或是好朋友一起來做,或是延長工作期限、減少工作量等。
9.既然要做,就轉換心情愉快接受
最後若還是要接下討厭的任務,不妨樂觀的認為,現在這苦差事也許對未來會有幫助,盡量往好的方面想。
因為工作本身就會包含很多雜事,不妨將自己變成清除雜事的高手,快速處理掉這些煩事,再專心於自己想做、該做的工作。
不過,所有正向思考的大前提是要身體健康。而且,不要對工作抱持太完美主義,否則當只要稍感受到壓力時,就連平常沒問題的工作,也都有可都會變得討厭起來。
10.為團隊發展著想
有時候對方可能沒想太多,很自然就把工作交給你,但就組織整體而言,或許可以把這個機會讓給其他人。
「我是可以做,但若是一直是我做的話,只有我懂得這工作,這樣對公司好嗎?公司不是要求一視同仁嗎?這一次要不要換別人做看看?」「若是換別人做,也許會有更好的成果,這樣對上司、對公司都是好的。」
11.表達自己喜歡的工作內容
不妨對外表示自己喜歡做怎樣的工作,對怎樣的事情感到興趣。這樣你就有可能接觸到自己喜歡的工作。
如果你還具有某項特殊專門技能,或者是某一領域的專家,喜歡的工作自然就會源源而來。當日後出現類似的機會時,你的主管或同事馬上會想到你。
在職場上,不可能只做自己喜歡的事情,但如果是太過無理的要求或是有更適合的人來做,就應該適當地表達出來,理性地拒絕不合理的要求。
<資料取自2007年12月 Cheers雜誌>
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