前言
你的辦公桌,代表你的工作能力
三十幾年來,為了推動辦公室工作的效率化,我一直以專業顧問的身分,為許多的企業及政府機關,策劃「捨.活.續整理術」的教育訓練,並指導他們進行改善。
在指導的過程中,我深切地體認到:上班族(包括業務、行政人員等)的煩惱,都是一樣的——
「桌上的文件堆積如山,沒有收拾。」
「老是找不到東西。」
「想整理,卻不知優先順序從何下手。」
「每天都被工作追著跑,永遠都沒有時間。」
也就是說,很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。
找不到文件,浪費的不只是時間
對上班族來說,這可是生死存亡的大問題,因為整理資料、物品的能力,會直接關係到工作能力。你不妨也看看自己辦公桌的周遭──
□ 文件是否散亂於各處?
□ 辦公桌上,是否放著和「現在正在處理的工作」無關的資料?
□ 電腦的滑鼠,是否無法自由移動?
如果三者中有一項符合,你就是每天都在累積「小小的損失」──一分鐘,大約是五十日圓──這是日本上班族的平均成本。
如果你找一份文件要花十分鐘,就等於把五百日圓丟進了水溝裡。(按,以主計處公布的台灣上班族平均薪資45000元、每個月工作22天、一天8小時計算,則台玩上班族一分鐘的薪水約4塊錢,10分鐘就是40塊錢)
所有工作都是「始於桌面,終於桌面」。如果辦公桌周遭的環境亂七八糟,就不可能提升工作效率、創造工作成果;反過來說,只要把辦公桌周遭整理得乾乾淨淨,從今天起,你就可以做好工作。
我推廣了30年的辦公室效率革命
抱歉,我稍微兜了一個圈子。本書的內容就是介紹能為大家消除煩惱、提升工作效率的Know-how──工作能力強的人都在用的整理術,雖然書裡介紹的技巧很多,但規則只有三條:
一、 捨:丟掉
二、 活:活用
三、 續:繼續
只要把這三條規則融入平日的工作習慣,就能做到「杜絕浪費時間、了解工作的優先順序、集中精神火力全開」;換句話說,就是掀起工作上的「效率革命」。
用本書的「捨.活.續整理術」來整理工作文件、筆記、電腦、金錢和時間,除了能提升你的工作能力,也一定能全盤改變你的人生。
請大家用最輕鬆的心情閱讀這本書。
願大家都能把握和本書相遇的契機,豐富自己的人生。
推薦序
這樣整理,能幫助自己腦袋保持清醒清楚
——筆記女王Ada
最近由於整理術的話題很夯,市面上不少整理術的書上市,也和許多朋友聊到整理方面的問題,但他們的共同問題就是:「我照書上的方法做了啊,怎麼還是感覺沒整理好?」
一個人不管是從心裡還是從環境雜亂的狀態,好不容易花了一段時間做整理,但接下來卻沒有養成自律的好習慣,導致整理工作一做再做、感覺永遠都沒有整理好的一天。《能力強的人,怎麼整理辦公桌》這本書裡就介紹了很棒的觀念,讓我們了解,在整理好之後,如何做好持續保持的功夫。
我們生活中大部分的事情都是在辦公桌前完成的,整理辦公桌就等於整理腦袋。雖然這本書書名叫做《能力強的人,怎麼整理辦公桌》,但作者所提的「捨」、「活」、「續」這三個步驟,事實上是幫助自己腦袋保持清醒清楚,一坐到辦公桌前,就知道現在要完成什麼事情。這三個步驟適用於所有工作流程上如何整理,讓工作流程被梳理得井然有序,做起事來流暢,且不必花時間在找東西上面。
其次,作者壺阪龍哉針對桌面整理、檔案管理、名片管理,甚至手帳用法,分享了幾個讓工作更流暢的方法。這些方法看起來微不足道,實行起來也不困難,卻能達到很大的效果,幫你提升工作效率。例如:桌面就要像飛機跑道一樣淨空,只放正在工作中的東西,這樣可以保持專注力;抽屜文具收納整齊,且有固定位置,取用方便;很多人很頭痛的檔案管理問題,在本書中也介紹了簡單又很有用的方法,即使沒學過檔案管理的人也能輕易上手。
雖然把用過的影印紙背面裁成便條紙很環保,但也常發生在一堆文件中找不到便條紙的冏境。書中提到使用黃色拍紙簿的觀念我非常認同,平時我也都用黃色拍紙簿或其他顏色便利貼來書寫,以方便和原本的白色文件作為區隔,才不會在滿桌的白色文件中找不到你的小紙條。這個方法,很值得大家學習。
對於職場新人,可以從本書中學到如何讓工作流程變順暢;職場老手,也可以從書中學到一些實用的技巧,讓自己工作效率更加提升。《能力強的人,怎麼整理辦公桌》對想提升自我能力的人來說,是一本不可多得的好書。
CP值爆表 台北市中正萬華地區復興計畫重要契機,捷運萬大線土建工程的最後一棒CQ840區段標昨(二十三)日順利決標,由大陸工程股份有限公司以五十六億元得標。台北市政府捷運工程局表示,此標是萬大線台北市區段最後決標的土建工程,預定明年二月開工,工期八年,自此萬大線台北市區段全面啟動。
台北市政府捷運工程局南區工程處說明,萬大線台北市區段從中正紀念堂站起沿南海路過和平西路後接西藏路轉萬大路,在華中橋前左轉穿越新店溪至新北市永和區,設有南海路與羅斯福路口西側、南海路與和平西路口東側、西藏路與中華路口東側,以及萬大路與長泰街口等四個站。
而昨天決標得區段標工程範圍長約一點六公里,包括二座車站,亦即南海路與羅斯福路口西側及西藏路與中華路口東側,一段橫渡線、一段中央避車線,及二段潛盾隧道;除車站、橫渡線及中央避車線採明挖覆蓋工法施築外,其餘以潛盾工法施作。
台北市政府捷運工程局南區工程處強調,未來捷運萬大線完工後不僅疏解萬華、中和、樹林、土城運輸走廊交通壅塞,促進沿線老舊社區之都市更新並提高沿線土地使用效益。
新北市政府客家事務局在昨(十二)日於新北市客家文化園區舉辦「一○五年幼兒客語闖關活動」,現場安排四道客語關卡,讓家長與孩子們一同闖關,不僅增加親子間的互動,也了解孩子們平日的學習成果;此次共邀請十七所幼兒園的小朋友參加,讓幼童在趣味的遊戲中歡喜學客語。
活動除安排動態的闖關外並有靜態的『街頭藝人表演』及『親子手作DIY』,中場休息時進行的氣球表演,更深深地吸引了孩子們的目光,而親子手作DIY,則讓幼童與家長一同組裝大風車,學習體驗手作的樂趣。
幼兒客語學習是以生動活潑的互動教學方式,讓孩子們愛上客語,今年更突破往年唱唱跳跳跳的表演模式,讓客語融入在遊戲中,以提升孩子們學習客語的樂趣,期許在歡樂學習的氛圍中,接受客語的啟蒙,開拓文化視野,為孩子的童年,留下美好而深刻的客家印象。
下面附上一則新聞讓大家了解時事
現行法令對專業外籍白領來台工作規定的相當不友善,行政部門已研擬「外籍專業人才延攬及僱用法」,新法將給予外籍高級專業人士取得永久居留權後,配偶、未成年子女也可以連帶取得;且外籍專業人士取得永久居留權後,配偶和子女也可以工作。
國民黨立委許毓仁也提案修法,讓外國高階人才來台沒有後顧之憂,目前提案已過連署門檻。許毓仁說,他要修改移民法第25條,讓外籍專業人士取得永久居留權後,配偶、未成年子女也可連帶取得永久居留權;其次是修改就業服務法第42條,外籍專業人士取得永久居留權後,配偶和子女可工作。
此外,許毓仁也要修改入出國及移民法第23條,增列外籍專業人士取得居留權或永久居留權者,其年滿20歲無法自理、身心障礙之子女,可以取得永久居留權;最後是國籍法第9條,讓外籍人士先取得國籍後,再放棄原來國籍,以免中間空窗期成為幽靈人口。
許毓仁的修法訴求,行政部門研擬的專法多已涵蓋。比如外籍人才之配偶、未成年子女可隨同取得永久居留權,外籍專業人士取得永久居留權後,配偶和子女可以工作。
「外籍專業人才延攬及僱用法」將鬆綁外國人申請永久居留證後,每年須住滿183天、配偶及未成年子女得隨同永久居留之規定,以及歸化中華民國籍不用放棄原本國籍的規定。
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