今天天氣晴 Rima's Blog

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首先，企劃的第一步得看「業績」從哪裡來。曾任美商3M、雅芳公司教育訓練主管多年，現為業務銷售顧問的王亞蘭分析，業績不外乎來自「客戶」與旗下的「業務員」。因此，不妨將這兩個角色，按潛力分為ABC三級，並就業績貢獻的大小，分配自己投入的時間，以免自己一視同仁，卻不見等值成長似的「瞎忙」。

其次，除了勤於拜訪，還要做好客戶資料管理，想好客戶不在時的備用方案，並瞭解公司產品中，哪幾種最擅長，可以幫自己貢獻最多業績。

另外，廖崇聖最困擾、常會佔掉一天中三分之一時間的會議與教育訓練，表面上是阻礙客戶拜訪的大石頭，耗費時間、心力又沒有產值，但卻隱含「先蹲後跳」的爆發力。

待過房屋仲介、銀行、高科技業，每個領域都是超級業務員、現為企業講師的陸易仕國際顧問公司總經理謝文憲，對業務員可能遭遇的時間難題瞭若指掌。

他以自己過去的經驗指出，會議與教育訓練看似花時間，卻是一種溝通與專業的投資，活動本身沒有問題，問題在於主持和參與的人，有沒有思考如何提升效率，並從中補強自己不足的知識與技巧。

尤其，這些看不到的能量需要累積一段時間，但往往在爆開的點來臨前，大部份的人就放棄了。「若你懂得堅持下去，只要銷售技巧、時間管理、客戶關係到達成熟階段，業績倍增的量會十分驚人，目標達成會事半功倍！」謝文憲強調。

時間觀念第5堂課：掌握「緊急」、「重要」的N字法則

藉理財的觀念來管理時間，往往可以收到異曲同工之效。

著有多本時間管理暢銷書的台灣大學化學工程系教授呂宗昕曾在電視上看過一個節目，一位理財專家現身說法，教導年輕人如何儲蓄。他說，一般人的想法都是以下面的公式在考慮儲蓄的事：

可儲蓄的金額＝總收入金額—總支出金額

按照這個公式，若開銷過大，往往存不了錢。所以，那位理財專家建議將公式修正為：

支出的金額＝總收入金額—預定儲蓄金額

也就是說，若你想固定有一筆儲蓄，賺來的錢得先減去這個數字，把這筆錢預存下來，剩下的才能拿來消費。
他藉此觀念延伸到時間管理的訣竅：

工作的時間＝總共可運用時間—目標達成（進修）預定的時間

在高科技公司擔任研發工程師的黃耀星，笑稱說自己在高壓力工作下，養成了「3快」功夫：「吃飯快、開車快、睡覺快」，且恨不得每天都有36小時，多出來的 12小時，不是拿來休息，而是可以用來進修。他為自己訂下的目標，就包含了3項進修計劃，包括語言、專業知識，還有跟未來晉升有關的管理知識。

他除了中午午休與下班時間全挪作自修之用，星期日還花上8小時在補習班學工作所需的AutoCAD（繪圖軟體），甚至，星期六難得與女友相處，他都計畫拿來學別的東西。

呂宗昕審視他一天的作息表，發現他每天竟花上10～12小時待在實驗室。因為工作時間太冗長，讓晚上無法有規則的時間上補習班進修，呂宗昕藉著前面所提的時間公式，建議他預留固定「儲蓄」的時間，逼著自己提早結束「支出」的工作時間。

工作時間的運用要非常有效率，關鍵在於是否掌握了一天工作的「輕重緩急」，而非「先來的先做，後來的後做」。所謂「輕重緩急」，可依「緊急」、「重要」的程度，分為4個象限，處理順序依N字形進行（見上頁「4象限N字法則表」）。

對研發工程師而言，第1優先的通常是機台故障維修、實驗成果、年度研究計劃報告；第2優先的是機器保養、調整等例行性的事務；第3緊急不重要的往往與工作領域無關，譬如尾牙聚會；回一些與工作無關的e-mail、閒聊等則是落在第4個順位。

呂宗昕建議，不妨在昨晚就決定好今天處理事情的優先順序，或是在8點進公司時，先規畫好今天實驗的計劃，減少try and errors（嘗試錯誤）的時間，想辦法讓上班時間縮短，就有更多時間去安排其他目標的進修機會。

另外，想過一個有效、規律的生活，你必須在「重要不緊急」的第2優先象限中，放較多比例的時間，因為它強調「計劃」與「預防」，容易助你成功。

若你發現自己陷於第3象限，你需要學會對不重要的事情說「不」，若第4象限花掉你太多時間，代表你不清楚想要什麼，應該重新審視自己的目標設定。

管理大師史蒂芬．科維（Stephen R. Covey）在《與成功有約》一書中，談到時間管理其實就是個人管理，與其著重於時間與事物的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。

因此，善用你的一小時，無論是工作或休閒，是專業的精進還是興趣的深耕，樂在其中，不斷尋求專注與平衡，每個充實的一小時，會構成一天，一週，一年，就會產生令人意想不到的力量，為你帶來最大的時間利益！