一開始設立一個好的 filing system＠省錢討論、高效率工作及生活心得交流

2004-06-14 23:30:43| 人氣85| 回應0 | 上一篇 | 下一篇

一開始設立一個好的 filing system

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文件信件檔案宗卷，排山倒海的堆過來真的會把人淹沒。要整理得有條不紊，一開始就要有一個好的 filing system。尤其是像我這樣的「會計及行政暨人事部」人員，根本是生活在文件堆裏。

人事的檔案以每個員工做單位，所有合約、讚償信、警告信、升職通知、進修資料 . . . 等跟人 filing，人多起上來就以英文字母開首放進幾個 3" box file 內。其餘強積金、醫療保險、加班、人工等，就以性質歸檔，一切所有表格、資料、報告，按月份或文件內容以 index 分格開 filing，一找就找到，不用尋尋覓覓。

會計的報表、voucher 跟月份 filing，滿一年度就封箱，核數時在倉庫裏把 "2003 - 2004" 年度字樣的紙箱找出來就可以了，好過東一疊西一堆的分佈在柜子裏。這種文件天天都有，日日長大，不好好存檔 10 日 8 日後很難找的出來。

所有信件及外來的傳真即時處理，廣告傳真或信件望一眼沒用的就丟掉，有可能有用的就放進「未來供應商」file 內，其他的乜乜物物優惠有限期的用不著的也是丟掉。

需要跟進的放進「待辦事項」文件夾內，每早上班檢查一下當天要處理什麼，要等的就讓它放在那裏，這麼做就可減少「噢！忘記了！」的情況發生。

我要檢舉

#工作方法#效率

台長： sanos

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