簡報能力為上班族基本功＠planner studio

2012-10-25 00:29:57| 人氣1,343| 回應0 | 上一篇 | 下一篇

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簡報能力為上班族基本功

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By:詹文男

要做一個稱職的基層員工，除了處理事情要身手俐落、溝通事情要委婉迅捷之外，向主管及客戶做簡報也要優異有效，才能在競爭的辦公室生態環境中常保安康。事實上，簡報也是一種溝通的工具，如何善用此工具來達成上司所交付的任務，是上班族工作生涯中必備的基本功夫。

但何謂「簡報」？望文生義，所謂簡報就是「簡要的報告」。也就是在充分的準備下，以簡潔扼要的方式，傳達有意義的訊息，達成溝通的目的。實務上，要做一場成功的簡報，需要在簡報前有充分的準備，在簡報過程中，能適切的表達，這不僅需要周延的規劃及準備，更需要長期的練習。

根據經驗，準備一場好的簡報的規劃流程包括：分析簡報對象、確定簡報目標、擬定簡報大綱、蒐集並選擇素材、組織簡報資料、決定簡報方式，最後進行預演及修正，簡要說明如下。

（1）分析簡報的對象：分析的重點包括：聽眾人數、興趣重點、背景、年齡與階層、對議題的了解程度等等。

（2）確定簡報的目標：簡報目標要先確立，才能提高簡報的效果，而設定之目標要實際，這包括：有多少時間準備、有多少時間簡報、要切合簡報對象的知識及背景。

（3）擬定簡報的大綱：根據主題，擬定內容大綱。在研擬過程中，大綱之間要彼此互相獨立，但也要完整地回答及呼應主題，當然也要符合邏輯的推理。

（4）蒐集並選擇素材：簡報內容應講聽眾希望知道的、而非講你所知道的，也需要注意掌握準備及簡報的時間、隨時將簡報對象及其興趣存在心中、備用資料也要充分。

（5）組織簡報的資料：重點包括，隨時檢視簡報內容與目標的關聯性、重點內容須一致、結論建議要明確、概念要有條理、主張的內容要易於實踐。

（6）決定簡報的方式：須考量聽眾注意力的時間分佈、規畫最有效的方法來傳達訊息、陳述主張須簡短用力、多用聽眾熟悉的觀念與語言、以生活上的事件當例證（童話、故事或寓言），儘量多運用影像輔助器材。

（7）簡報預演及修正：簡報前須預先演練並做必要修正，主要目的為：增強信心、避免慌亂，另外，可藉此發現簡報資料上的瑕疵，並檢核簡報邏輯是否合理。

俗諺：「台上十分鐘、台下十年功」，簡報能力也是如此。雖然現在的科技進步，提供了許多美輪美奐的簡報軟體與圖片，可以吸引觀眾的目光，但簡報的主體還是簡報者與其所要表達的內容，而唯有不斷的練習、修正、練習、再練習，才能夠有傑出的表現。

作者：詹文男

出版社：天下雜誌

出版日期：2012/09/25

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