你叫得出同事的名字嗎？這個問題或許考不倒你。但是，你能說得出你的同事具備什麼能力嗎？這個問題，可就讓人傷透腦筋了。如果再接著問，如果發生緊急狀況，你能夠找到具備適當能力的同事、組成應變小組嗎？如果你回答不出來，那你的組織就需要好好進行一番「能力盤點」了。
能力盤點為什麼重要？
近期的美國《勞動力》雜誌（Workforce）報導指出，在美國遭受911恐怖攻擊後，大家不約而同地發現，能夠精確掌握企業人力技能的公司，應變速度較快。企業如果有通盤掌握企業員工技能的系統，公司就可以在短時間內找到具備某種專業能力（例如能說法文）及專業經驗（例如具有債券交易經驗)的員工，遞補工作空缺，使公司營運盡快恢復正常。
不過，企業瞭解員工能力，不僅是為了應付緊急情況，更重要的是在今天競爭激烈的環境中生存。市場競爭日益激烈，企業必須掌握更專業化的技能及知識，才能掌握成功契機。
對今天的企業來說，提供好產品、運用有效的行銷手法賣給顧客、作出好看的財務報表或是採用熱門資訊科技都無法保證成功，最重要的是組織到底擁有什麼樣的能力。組織所擁有的技能，不但決定了企業營運的方式，也決定了企業是否能有效地與顧客及企業夥伴互動，這才是企業能否成功的關鍵。
所以建立企業員工的「技能清單」（skill inventory）是當務之急。越來越多公司採取相同的做法，發展出可以盤點企業員工能力的系統，以便掌握公司裡誰會用文書處理軟體、 誰會開堆高機、 誰有團隊精神、 誰能創意思考。在企業擬定招募計劃、訓練計劃及接班計劃時，這套盤點系統成為影響決策的關鍵。
而且，建立技能清單可以協助企業，評估自己有無研發新產品或跨入新行業的能力。如果發現企業未來移動的方向與現有員工的能力有差距，就必須透過教育訓練或徵募合適的員工來補足技能清單上的空缺。經過這樣審慎的人力調整，可以大幅降低企業決策的風險。
如何建立技能清單？
但是，到底該如何著手進行企業內部人力盤點、建立技能清單？大家的第一個反應，可能就是要花大錢導入資訊系統。其實並不盡然。《勞動力》雜誌指出，大型企業因員工眾多，可以考慮採用由SAP、 Oracle或 PeopleSoft提供的人力資源專業軟體。不過，切記在運用電腦軟體時，要讓軟體來配合企業流程，而非讓企業流程配合軟體。對中小型企業來說，是否運用資訊科技建立技能清單不是重點，不管用書面作業還是用電腦處理，首先應設定一個建立清單的流程，作為日後發展整個資料庫的起點。
此外，《勞動力》雜誌也建議企業從下列5個方面，加強自己掌握員工技能：
1，利用調查、訪問、焦點團體、分析，找出企業所需要與所擁有的關鍵技術與關鍵能力。因為每個組織都有不同的需求，必須找出能夠提升自己績效的能力。
2，建立追蹤員工績效表現的管理系統。利用檢查表或是特定的軟體，追蹤員工現在的能力，以及未來應具備的能力，也可以將所蒐集的資訊告訴員工，幫助他們發展。
3，將技術與能力盤點與招募、訓練、接班的人力資源系統結合。列出了關鍵能力，招募人員就知道在面試時需要問的問題，訓練人員也就知道要增加什麼樣的課程。
4，切記，技術與能力盤點不是一次即可的解決方案，而是持續的過程。盤點的系統與所需要的能力，都要定期更新，才能符合企業變動的需求。
5，不要期待立即出現奇蹟似的改變。因為填補技能不但需要努力，更需要時間。
透過人力盤點及後續的管理，企業得以分析出自己的優點、弱點及目前的需求， 如此一來，就能發揮人力資本的最大效益，並且作出正確的決策。但是切記人力盤點必須時時進行，以確保企業能掌控最新資訊。另外，企業應該體認到，要補足企業人力資本，符合市場規格是要花時間的，別在短期內期待過高，希望馬上改善企業的競爭力，畢竟，羅馬不是一天造成的。
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