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2021-05-04 18:07:06| 人氣133| 回應0 | 上一篇 | 下一篇

開設社區會議的方法取得聯系?

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隨著社區技術和整體經濟的進步,如今越來越多的公司和人們希望跨地區發言。網絡會議的方法已經合理成熟。可以使用的電腦軟件包括WebEx、Skype或QQ,可以在一些平台上進行交流,加上價格相當實惠,這就非常方便了。

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然而,在舉行在線會議的過程中,我們經常會遇到一些麻煩,如效率低下,冷空氣,溝通效果很差,承擔其他問題,等等,這往往不能達到面對面的結果。在不需要談及地點的黑暗問題的情況下,你會發現以下策略可以幫助你打開網絡大會的簡單電話。

在會議前做好准備,並進行很好的交流。

在集會中控制和記錄。

會議結束後要遵守。

准備和交流

准備和交流總是富有成效的會議的先決條件。無論什么類型的會議,我們都必須在會議之前做好充分的准備。

會議的目的到底是什么?會議往往需要一個目的。我們在會議結束後能要求什么類型的產出?什么樣的共識是必要的?目前的困境到底是什么?或者說在會議上要解決什么問題?實際上,必須了解到,一個會議需要相當多的人去參加,這對你的業務和個人的日常生活都是有價值的。如果一個會議沒有非常明確的目標,它只是在浪費手段和時間。

哪些人有必要參加?他們的時間是否實用?不同的時區需要盡可能地重新安排一些時間間隔,當任何人都比較清楚時。這些人與他們的目標有沖突嗎?以前的會議有多少合作?如果可能的話,你就可以在會議之前提前和相關成員交流,掌握他們的痛點和期望。大會前的溝通比會議上的討論要有效得多。請注意,最有效的做法是管理在線會議連接的人數,最好不要超過10人,並確保每個人在對話中盡可能地參與。

會議的議程必須要有時間限制。為了確定主持人和會議記錄員,每個議程中談到的內容都應該被澄清。

所有大會細節、關鍵挑戰、議題和相關決議、會議議程和成員名單應與您的正式會議邀請聯系起來,並至少提前一周發出,非成員的困境也應通過電話確認。如果關鍵人員不在,則應更改計劃。如果可能的話,在會議召開前一個工作日與重要成員再次確認。

會議的管理和曆史

提前15分鍾開放會議計劃,以避免大會因密碼過期等技術挑戰而無法按時召開。如果可能的話,你可以在另一個手機或系統上檢查,以防其他國家的同事不能參加。

打開基本信息、PPT和許多其他內容。縮短會議期間發現文檔的時間。

共享桌面或通信程序、電子白板等。

從會議開始,開幕詞應詳細介紹會議的目的和議程,明確大會紀律。在討論中,對已達成安排或總結的困難,應記錄討論結果;對於不一致的問題,應當及時解決。畢竟,遠程討論的有效性並不是太大,盡管需要記錄方法以及所有事件的想法,以便為更多的對話留下前提。否則,每次都需要從頭開始。

大會的會議記錄需要分幾個部分執行。到底討論了什么問題?這是怎么回事?究竟什么是商定的行動計劃?或者說沒有安排的主要原因是什么?

會議紀要,對會議議程進行評論,總結會議紀要,如有發現或需要補充,及時糾正。關注即將召開的會議或行動准備中的實施和跟蹤。

會議結束後堅持

分發會議紀要,表達懸而未決的問題,並將其複制給適當的利益相關者。

堅持行動的最終結果,定期准備並郵寄給相關人員。對於特殊的關注點,我們需要檢查下一階段的系統,並且PDCA可能會在方法中使用。

一個成功的網絡電話會議需要充分的准備、精細的管理和嚴密的監控。這需要投稿人的熟悉和配合。如果我們能夠以堅定和務實的態度采取上述行動,我們一定會在電話會議中取得我們所希望的成功。

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台長: cartoongut
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