做好時間分配 提升１／４工作績效！
上帝最公平的地方，就是賜給每個人相同的時間，一天24小時。很多人抱怨時間不夠用，卻很少去追究為何如此？在工作績效的構成要素中，時間管理就占1/4的比重，要如何才能有效運用時間？請記住這個公式：「時間管理＝事件順序＋時間分配」。
在某一堂課上，教授在桌子上放了一個玻璃罐，然後拿出一袋鵝卵石放進罐子裡，問學生說，「這罐子裝滿了嗎？」學生異口同聲回答「是」。「真的嗎？」教授接著拿出一袋碎石子倒進罐子裡，再問學生，「這罐子裝滿了嗎？」這次學生們猶疑地答道，「可能沒滿。」
接著，教授再拿出一袋沙子，慢慢倒進罐子裡，倒完後他問學生，「這個罐子是滿的呢？還是沒滿？」學生學乖了，都回答「沒有滿」。
最後，教授拿出一大瓶水，倒進看起來已經被鵝卵石、小碎石、沙子填滿的罐子，然後問學生，「我們從這件事，學到什麼重要的功課？」班上一陣沈默後，一位學生回答說，「無論我們多忙，行程排得多滿，總是可以再擠出時間做更多的事。」
教授聽完後，點了點頭，微笑道，「答案不錯，但這不是我要告訴你們的重點。我想告訴大家的是，如果你不先將大石子放進罐子裡，也許以後就沒機會放進去了。」
如果你夠細心，或許已經觀察出，這堂課是教授「時間管理」的課程。如何分配時間，才能夠在有限的時間中，依序放進鵝卵石、小碎石、沙子和水，是這堂課的重點。
．時間管理的重要性：占績效1/4比重
時間管理沒做好，忽略事情輕重緩急的順序，就如同把鵝卵石留到最後，卻放不進罐子裡的道理是一樣的。重要性最高的事情，最後分配的時間所剩無幾，怎可能有工作績效可言？
教授「時間管理」課程經驗豐富，聯聖企管總經理陳蕙兒指出，「績效＝工作成果＋工作品質＋時效＋成本控管」，可知時間管理的能力，至少占工作績效1/4比重。
她舉例說，假如A代表「已成交的客戶」，B是「有希望成為客戶的人」，C是「待開發的客戶」。一位有良好時間管理的員工，分配在A、B、C的時間，就應該是B＞C＞A，先將B培養成A，再將C培養成B，最後才是維繫跟A的關係，如此才有良好的績效。
對主管來說，時間管理更顯重要，因為主管能處理事情的時間，比下屬更有限。陳蕙兒解釋，一位主管除了要處理自己的事情，還要兼顧下屬的事情，並且確保團隊績效。然而偏偏很多事情，下屬往往是到了無法處理，或是很緊急之際，才會往上呈報，這時已經沒剩多少時間可以處理了。也因此，主管比下屬更需要做好時間管理。
羅馬帝國的凱撒大帝，在領兵出征時，儘管再累，每天睡覺前，一定思考當天的時間運用。「因為時間管理做得好，才有條件談其他管理」陳蕙兒說。
．時間管理第一課：分辨輕重緩急
「時間管理出問題的人，最常犯的毛病就是時間分配不對，沒有按照事情的輕重緩急，給予每一件事情應有的時間，」中華民國中小企業專業經理人協會理事涂紹懿說。鵝卵石就好比是第一類「重要且緊迫的事」；小碎石是第二類「重要但不緊迫的事」；沙子就是第三類「不重要但緊迫的事」；水則是第四類「不重要也不緊迫的事」。涂紹懿說：「很多人抱怨時間不夠用，關鍵原因是優先順序搞錯了。」
涂紹懿曾任職於壽險公司，一位同事離職時，把某個從事土地代書的客戶移交給她。剛接手沒多久，代書先生就來電，劈頭不停地抱怨。30秒後，涂紹懿掛掉電話，直奔天母拜訪這位代書先生。她足足花了3個小時，聽對方抱怨過去的服務品質，好幾次她都恨不得站起來，拍拍屁股走人，但還是克制下來。最後總算抱怨夠了，代書先生給她一句話，「合約拿出來吧！我可以簽了。」
為了那位客戶的抱怨，涂紹懿將當天其他約訪一一改期。「很多人最不想碰的就是客戶抱怨，可是客戶抱怨往往是第一類『重要且緊迫的事』，應該第一優先處理。如果壓後，很可能就會失去這位客戶」她說。
．最大時間管理迷思：重要但不緊迫的事
陳蕙兒曾經輔導過一個印象深刻的個案。一位企業家第二代的執行副總，每天都非常忙碌，總是在處理緊急狀況，一天到晚抓著員工跟他一起加班。陳蕙兒到他辦公室一看，「哇！除了辦公桌上堆滿了公文，連茶几上也都堆積如山」陳蕙兒登場怔在那裡。
執行副總坦言，他並沒有區分事情重要性與緊迫性的習慣，一律按事情發生的順序處理，此外又有應接不暇的應酬、電話和訪客，才會導致他經常積壓公文。「員工抱怨他的slow motion（動作太慢），抱怨得要死，」陳蕙兒輔導的第一天，就有不少員工向她訴苦。
陳蕙兒看出他犯了兩大時間管理通病，一是沒有區分事情輕重緩急，二是事必躬親。於是教導他執行目標管理，並且開始授權。
之後，這位執行副總不再親自批閱每一份公文，只檢核每週各部門計畫表，表中詳列每週工作進度，以及即將到期的工作。此外，每月固定開一次主管會議。「結果員工加班時間減少一半」陳蕙兒說。
陳蕙兒指出，時間管理的陷阱，主要出現在第二類，人的惰性往往將「重要但不緊迫」的事，拖到變成「重要且緊迫的事」。最容易浪費時間的則是第三類，不速之客來訪或者朋友請託，雖然不重要但緊迫，很容易讓你放下手邊工作。最可怕的就是第四類，愛管閒事，交際應酬，對個人工作績效毫無建設性。
．謹守80/20法則分配時間
《80/20法則》這本書提到，在我們所做的努力中，通常有80％的收穫，來自於20％的時間付出；另外80％的時間付出，則只帶來20％的結果。
涂紹懿指出，大部分的人把80％的時間，花在無意義的事情上，卻只留下20％的時間，給真正重要的事情。她舉例說，客戶抱怨的處理，和不速之客到訪比較起來，前者就應該分配到更多時間。
同樣的80/20法則，陳蕙兒則認為，時間應該安排八分滿就好，留下20％的時間處理突發事件。「這樣的分配方式，也可大大減輕工作壓力」她說。
．避免會而不議：準備大綱，準時開始，準時結束
一般人最常浪費時間之處，涂紹懿歸納出五點：1陪客戶吃飯，交際應酬；2接不完的電話；3處理不完的抱怨；4拚命上課，卻沒有吸收；5冗長的會議。
其中，「開會尤其容易浪費時間，不知不覺就會漫無目的地開下去。」涂紹懿表示，一定要事先準備討論大綱，並且準時開始，準時結束，會議才會有效率。
陳蕙兒認為，如果會議沒有規格化，很容易流於「會而不議」，浪費時間。所謂的會議規格化，包含會議形式和開會時間的規格，例如什麼樣的會議應該開多久，出席者應該準備什麼資料等。
陳蕙兒舉例說，有一家資訊業公司，也是經常「會而不議」，而且開會時間冗長。她建議該公司改採簡報（Presentation）的開會方式，會議前一天，所有出席人員，必須將簡報資料交給主席。
有一次該公司開年度預算會議，輪到一位副總經理報告時，才發現秘書小姐幫他準備的資料錯誤百出，數字兜不起來，而他本人又沒有事先預覽，結果在台前被總經理質詢了兩個多小時，臉紅得不得了。經過這次教訓，之後該公司開會效率大增，也節省了出席人員的寶貴時間。
開會最怕遇到有人姍姍來遲。涂紹懿說，愛遲到的人，總是固定的那幾位，可以用「零時間差」和「零榮譽差」的方式處理。
所謂的零時間差，就是針對愛遲到的人，預測他們會遲到多少時間，就把他們的開會時間提前多少時間。而零榮譽差就是，由會議主席決定是否允許那些人遲到，可以容許的遲到時間多長。「過去，我也曾經試過罰款的方式，但是一點效也沒有，零時間差還是比較有效的方式」她說。
．養成記錄習慣，時間管理效果加倍
時間管理有沒有技巧？陳蕙兒強調，真想做好時間管理，最重要的就是養成記錄的習慣。就像寫日記一樣，把每天應該開的會、待追蹤事項、待處理事項，以及上司交辦事項，按類別條列下來，用不同顏色的筆，區分輕重緩急。同時，隨時檢討改善，以提升管理效果。
涂紹懿則是用自己最熟悉的工具，如記事本、各種顏色的螢光筆及便利貼，以不同顏色，將事情按重要性及緊迫性加以分類，用便利貼記錄突發事項的人事時地物，然後貼在記事本上。
莎士比亞曾說過，重重天幕、星子和位於宇宙中心的此地，均有其等差、先後順序及地位。「時間管理無非就是為生活中每一件事情，找到最佳的順序，並給予最適當的地位」涂紹懿說。
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