青年拒絕窮忙！主管最浪費員工的７大症狀
（文／歐康納，2012/06/01天下雜誌出版）
缺乏規劃、超時工作、反覆重做，以及同時軋上多份工作，都是導致組織超浪費現象發生的原因。
想要準時完成工作，得了解人力供需必須達到平衡、避免多工，並釐清實際工作量，不要有逞強英雄強接不可能任務的心態。
工作不是變魔術，公司常發生的７種潛浪費
「等一下，」主管急著解釋：「我們也許做過或說過你提到的這些事情，但是我們並沒有浪費的問題。」或者，你應該常聽到主管會這麼說：
■ 「我們是家新公司，資源不充裕，而且希望趕快做出成績。」
■ 「我們必須縮編，大家得學會用有限的資源做更多事，在我們這裡，你不會發現太多浪費。」
■ 「我們這個產業變動很快，所以優先要務確實總是一直在變。」
■ 「這裡又不是夏令營，稍微操一下，辛苦一點又如何？」
■ 「救火——這一行本來就常需要這樣嘛！」
■ 「所有同業都是這樣玩的，如果我們不跟著做，那就完蛋了。」
■ 「我們擁有很棒的團隊，他們很清楚自己在幹嘛。」
■ 「並不是每個人都適合在這裡工作。」。
沒錯，你說的可能是真的，但你們公司或主管可能還是會出現下列這七種浪費：
1. 在不同專案間調動人力，或不斷換人處理專案。
每次只要優先要務改變，你把人從A案調去支援B案，這就形成浪費。浪費發生在原專案，因為小組成員得重新調整專案，看要如何做才能完成任務。如果他們決定
超時加班，好如期完工，那麼請參見後面的第四點。如果他們宣布專案會有些延誤，這會進一步造成下游的浪費，因為諸如成本、利潤等都受到影響。
而人員移去支援的新專案也會產生浪費，因為新手需要時間熟悉，原案負責同仁也需要時間適應新手的加入，這些訓練、照料、融合，以及工作場地與器具的提供
等，都會製造一些原先沒有的浪費。別忘了布魯克斯定律（Brooks’
Law）第二條：在已經延誤的專案中加入新手，只會讓專案更加延遲下去。所以加派新手協助專案，並不一定會加快專案完成的進度；事實上，可能還會製造這些
反效果：
■ 成效不彰，
■ 完全無效，
■ 讓專案進度更落後。
2. 缺乏適當規劃所造成的浪費。
仔細想想，你會同意專案都要經過一連串的事情才能完成，而這些事情的發生順序有三種組合方式，前兩種比第三種沒效率，但根據我的經驗，第三種卻最少被廣泛採納。
首先，第一種組合方式，就是你什麼都不做，讓命運或運氣來主導一切！用這種方式來執行專案，會有這種情況：查理一早進了公司，心想：「我今天要做些什麼
呢？」，然後他做了某件事，卻發現他得跟別人拿些東西。所以，他晃到走道那頭問：「佛瑞德，你有那個東西嗎？」，佛瑞德也許回答了要到週五左右才有，所以
查理聳聳肩，改做另一件事。專案就這麼……該怎麼說呢？有一搭沒一搭地進展下去。這種專案進行方式，你說是否會有浪費呢？這就好像問森林中是否會有動物大
便一樣，你說有沒有？
我們很清楚，任何頭腦清醒的人都不會讓專案這麼進行，放任命運或運氣來主宰進度。但目前在你的組織中，幾乎可以肯定有些專案就是如此進行。通常並不是因為
人們太笨或無能，才會如此執行專案，這些專案之所以會落到這步田地，是因為人們缺乏足夠時間來執行。如果大家太忙，同時做很多事，多工並進到沒有時間來執
行專案，那就只好讓命運或運氣接手了，這也是沒有辦法的事呀！
不過請謹記，命運和運氣是最糟糕的專案經理人。
第二種組合方式，則是當事情發生時馬上處理，可能會是這個樣子：你一早進公司，看看待辦事項，然後開始做第一件事，但是卻有人請你參加九點半的會議。在會
議中，有人敲門對你說：「能夠借一步說話嗎？」當你和他們說話時，手機響了，你接起電話。然後，電腦響了一聲，一封電子郵件寄到，同時桌上分機響了。你知
道我在說什麼吧！你整天就好像蜜蜂飛來飛去，一會兒到這，一會兒去那，一下子要做這件事，一下子又得跟那個人說話。也許……，F開頭的字聽來對你很熟悉，
別想歪了，我說的是救火（fire fighting）的F。
咱們來定義一下「救火」的意義，指的是處理危機或意外事件。當某件意外發生你得處理，你就是在救火。專案的確需要救火隊，無論你我如何精心規劃，我們始終
需要人來救火。但專案並不是每件事都要救火，我們可以預料專案發生的事，所以救火應該只是少數，而且情非得已。救火這帖短暫解決痛苦的藥方，肯定不是有效
且「零浪費」的專案管理方法。
青年拒絕窮忙！主管最浪費員工的７大症狀
最後我們來到第三種組合方式，在一開始就做出正確的事——在還沒對利害相關人許
下任何承諾之前，在雇用員工、分配工作或消耗預算之前，就盡你所能將事情處理順序，安排得愈妥當愈好。救火狀況仍會發生，但是到了那個時候，你已經儲備好
能量，能夠一下子撲滅大火，而不是像無頭蒼蠅般四處亂竄，忙著澆息可以預防的零星小火。
在開始就把事情順序安排妥當，還有另外一個名字，我們都很耳熟，那就是「規劃」。
3. 每次救火都會產生浪費。
不論專案是否有良好規劃，每次只要你得救火，就會產生浪費。愈多狀況需要救火，浪費就愈多。隨著時間累積經驗，你會了解火災發生的原因，並納入下次專案規劃的考量，從而降低救火次數。注意到了嗎？這裡又回到規劃的重要性。
4. 超時加班導致浪費。
也許你會認為，同事們長期加班，是組織資源發揮到極致、生產力最佳化的表現。是這樣嗎？請再好好想想，我的同志。我們說的可不是一時的「加把勁」，好趕在截止日前結案，或是締造一個里程碑、解決客戶問題等。我們講的是長期加班的情況——十到十六個小時。
讓人精疲力盡地加班可不是件好事，比起每週四十小時的工作量，加班只會讓大家的效率快速變差。雖說這聽起來似乎違背我們的直覺，但若仔細想一下，你就會知道為何如此。
首先，讓我們想像一下，你今晚八點將有此生最銷魂的約會。那麼，你會如何安排今天的工作呢？你可能會計劃在五點前下班，就從這裡開始來說吧。對你來說，此
時準時下班就像趕飛機、火車，或是到托兒所接小孩一樣重要。為了保險起見，你可能會想在下午四點前完成所有工作，以便哪個天才為了緊急事件找你，至少還有
一個小時的時間可以處理。
為了達成這個目標，你會謹慎規劃一整天的行程，以便四點完成所有必要工作，五點準時走人。於是你會自動打發掉浪費時間的人事物，不讓它們佔據太多時間，危害到你的約會。你要的是：準時完成重要工作，下班回家打扮，裝上最靚的衣服，前去赴約。
反觀回來，假設你得從早上八點工作到晚上八點甚至更晚，而且這種工作時數不是獨立個案，是長期寫照。根據你的推測，在可預見的未來，這種情況恐怕還會持續
下去，甚至到晚上或週末也無法好好休息喘口氣。工作影響你到不能好好吃飯睡覺，也讓你沒有時間運動，或跟家人朋友見面，因為你把所有時間都用來奉獻給公
司、用來想工作內容，或是取消其他事情以便工作。
那麼，你想會如何度過一天呢？應該是懶散度日。如果有人想停下來跟你閒聊，你會很樂意跟他們聊很久。你的休息
時間也會拉長，不必要的電子郵件數量增多了，你會做一大堆浪費時間的閒事，因為你知道每天都有很多時間可以用來工作，而假使事情在今天沒有做完，那也沒有
關係，因為明天還是有很多時間可以工作。簡而言之，生產力不復存在。
各位該明白了吧，長期加班之所以不好，是因為生產力和效率會降低。你看到的是很長的工作時數，卻不是更高的達成率。與之相比，為求準時回家的單位效率會比長期加班的要高出許多。
5. 當專案變調或取消，就會產生浪費。
此項之前所產生的浪費，都是因為利益延遲，諸如成本的耗損，或營收獲利的推延等。此項之後，我們說的是所有投入時間、人力、資源、心血與金錢的白費。
6. 士氣低落所導致的浪費。
這種浪費很難衡量，之所以發生是因為人們的生理與心理都受到折磨。我自己也曾經經歷，並時常聽聞過度工作最後崩潰的故事。由於身體健康變差而請病假，導致無效工作天數的增加，更別說對同事心態上的影響。
此外，人際關係也會受到負面影響。因為工作，導致跟另一伴及親朋好友們的關係變淡。我就曾聽過，有人因為工作的關係離婚，也有長期辛苦工作的員工，最後驚醒自己完全沒參與孩子的成長過程。如果工作讓人們有這種感受，你認為對生產力會有幫助嗎？
7. 多工也會造成浪費。
當人們同時做很多事情時，會導致額外的工作出現。這是指每次你將手上的事情放下，然後撿起另一件事來做時，所衍生出的「放下─撿起」成本。當人們放下手上
正在做的事情，會試圖做些安排，以便之後再進入時容易上手。此外，當他們接手新工作時，又得讓自己的腦袋搞清楚新工作該如何做。
仔細計算一下的話，你會發現這種浪費很驚人。姑且說，你手上的專案有件事需要一個人十天的工作日數。查理被指派執行這份工作，他每週上班五天，所以需要兩
週來完成這份工作，以便結案。
但假設查理一週只有一天的空檔可以做這份工作——你也知道，現實世界中大部分都是這種情形。他手上的另一個專案，本該結案但未完成，所以他還得花時間在那邊。此外，查理又是唯一了解X專案、Y系統或Z東西的人，還要處理一些客戶問題……你很清楚這會如何發展下去。
由於一週只能撥出一天來做這份工作，所以查理需要十週才能完成這項專案。而且這還沒有將額外效應算進去，因為查理每週只能工作一天，下週再做時會增加進入
難度，所以有可能讓專案完成的時間超出十天以上。不過，我們先別擔心這件事，還是以一週五天來規劃；事實上，幾乎所有人也都是這樣規劃進度。這種規劃所造
成的延遲，一般職場似乎沒有特別感受。在大型專案中，我們並沒有特別感覺，在小型專案，因為查理就坐在你後面，所以更沒有特別感覺。然而，這種看似正常的
安排，已經讓你的專案延誤兩個月的時間結案——本來只需要兩週，現在需要到十週，期間的八週就是延遲。
還有，別忘了「放下 - 撿起」的效應，讓專案更加曠日費時，讓原先糟糕的狀況雪上加霜。請記得，只有查理能做這份工作，但這是查理唯一的工作嗎？我可不這麼認為。這種狀況只發生在查理身上嗎？絕不可能。
我們還可以用「可用度」來思考多工造成的浪費。一個人負責的工作愈多，能花在新工作的時間就愈少。若是不知道成員真正有多少時間可用，只會吃掉你專案的進
度。專案雖然啟動了，但你也會馬上發現進度落後。於是專案團隊更努力工作，花更多時間趕進度，但沒有任何效果，進度持續落後。你發出的進度報告會出現這樣
的話：「進度有些落後，但我們希望能馬上趕上」——這可是人生最大的幻覺之一，有天你會醒來，發現自己離預期目標還有十萬八千里遠。（全文完。想輕鬆解決
老闆、準時下班嗎？
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