通話費從百萬降到14萬！ ■ 回天下雜誌群
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撰文 : 卜繁裕、張漢宜
「10年前沒人相信電子郵件會改變既有的商業經營模式，現在卻成真了，而即時通訊正在走一樣的路！」蕃薯藤數位科技副總經理袁棟斬釘截鐵地說。
即時通訊軟體的出現，正衝擊現有商業模式。從ICQ在1996年底問世以來，短短8年之間，訴求免費、共通平台的即時通訊軟體，已經成為大小企業經營運作的重要溝通工具。
靈活的SOHO族率先發現，善用即時的線上回應功能，可以快速回應網友對於產品與服務的詢問。這個功能，加快了網路賣家在網路商店做生意的速度。而整合即時通訊和Skype網路電話的SOHO族們，更如虎添翼地做起跨國生意。
一只行李箱走遍世界做生意的台商，向來就以搶時效的拚勁著稱；有些走得快的中小企業主，發現即時通訊省錢、省時，更是積極投入。
通訊費用節省的成效有多驚人？數字會說話：流通業的台茂通運，導入即時通訊7年，每個月的通話費從上百萬降到14萬！
大型企業的腳步也不慢。在強調資訊安全的大前提下，大企業也發展出自己的即時通訊策略。IBM、台灣全錄、P&G寶僑家品，使用自家的專屬即時通訊工具，以確實做到資訊安全維護。不過，也讓員工安裝一般常見的MSN Messenger或是Yahoo! Messenger，作為一般對外非關公司機密的溝通工具。
《e天下》走訪台灣大小企業以及SOHO族，實地觀察即時通訊在各類型產業中的最新應用與發展……。
中小企業：台茂通運、翔新科技
通訊費用省下7～8成！
台灣經濟以中小企業為主，百人不到的小公司比比皆是。他們從過去拎著皮箱走天涯，到今天透過即時通訊做全球生意，追求彈性應變與低廉成本，是不變的堅持。
成立於1974年的台茂，是早期投入台灣貿易進出口的老牌公司。隨著台灣技術升級，台茂也逐漸將經營重心往竹科移動。現在的台茂，已是個擁有上百名員工，服務據點遍及台灣、中國、美國、歐洲的跨國流通事業。
使用即時通訊作為公司主要溝通工具，「這是一個美麗的錯誤！」台茂通運副總經理劉建宏笑著說。7年前，工讀生妹妹在上班時間使用ICQ，被當時擔任業務副理的劉建宏發現。經過工讀生的示範後，劉建宏發現即時通訊的優點，於是要求同仁也開始使用這個軟體作為主要溝通工具。然而，隨員工使用的範圍日益擴大，多方通話進行線上會議的需求日增；由於ICQ無法滿足這樣的需求，2001年初，台茂改以MSN Messenger作為替代工具。
經營運輸流通服務的台茂，經常必須在貨物運輸前，與貨物主人、本地代理商、收貨地代理商進行三方確認。透過即時通訊工具，三方溝通時不但即時，更大幅降低成本。
例如，當初在使用ICQ之前，台茂每月花在電話、傳真的費用高達百萬，導入ICQ之後，通訊費用降了3成；改用MSN Messenger後，通訊支出更降到14萬，節省程度達80％！
不過，用MSN Messenger連上公共網路進行會議，難免有資訊安全上的顧慮。「重要文件就一定加密！」台茂副總經理劉建宏強調。畢竟，運輸的貨品可能是新上市產品，無論規格或報價，一旦被競爭對手知悉，影響程度不容小覷。
降低成本與資料安全之間，台茂找到平衡點。加密過後的資料透過網路傳輸，既能善用網路的方便與即時性，也能確保客戶的資料安全。
經營半導體通路生意的翔新科技，則是另一種範例。每天早上9點，翔新科技總經理陳裕仁進辦公室，打開電腦後的第一件事，就是將20個重要客戶的MSN帳號點開，一一問候。
「客戶關係的維護，就從問候開始！」陳裕仁帶頭，每天與客戶保持良好互動，因此，儘管公司只有4個業務員，每月業績卻高達3億元，全年更估計有30億以上的營收。
38歲才從美國回到台灣的陳裕仁，投身經營半導體通路不過3年多，卻深深體會價格與利潤總與時間競速的無奈。一年半前，他開始用即時通訊，讓他比別人早一步搶到訂單。因此，他的電腦裡，從Skype、ICQ、MSN Messenger到Yahoo!Messenger一應俱全。
翔新科技是半導體動態存取記憶體（DRAM）買賣的通路商。服務的客戶，從國內記憶體大廠威剛、勝創到歐美客戶都有。每天早上，陳裕仁一打開電腦，就讓系統自動打開即時通訊，開始他一天的工作。可用文字簡訊連絡的，他用即時通訊；需要直接對話溝通的，他選擇網路電話中通話品質較好的Skype。目前，他4種即時通訊的連絡名單加起來，人數早已超過130人！每天工作長達12小時的他，除非開會或外出，即時通訊沒停過。
經營一個公司，除了創造營收，成本撙節也是必須面對的重要議題。在翔新科技導入即時通訊進行商務以來，國際電話費用大幅降低。陳裕仁表示，每月通訊費至少節省7成。
他也指出，即時通訊對他的工作有兩大好處。第一，蒐集資料的能力變強：以前一邊聽電話、一邊動手寫報價，一次只能處理一家客戶。現在則變成各國客戶都可以透過簡訊軟體同時報價，不僅一目了然，效率也更加提高。
第二，是改變了做生意的技巧。陳裕仁以前用電話談生意，在談判價碼時，往往就必須馬上給答案。現在改用即時通訊軟體，報價後，彼此都有了思考緩衝的空間，甚至可以先徵詢其他人的意見後，再回傳給對方答案。
「隨時能夠掌握對方目前的狀況，是即時通訊最大的優點！」陳裕仁表示，即時通訊可以顯示對方是否上線、是否有空，自己可在不打擾對方的情況下，順利找到人並談生意，還能省下大筆電話費。
身為公司管理者的陳裕仁認為，有些公司因為擔心即時通訊會讓員工浪費時間在閒談，而禁用這類軟體，其實是本末倒置。他認為，如果員工有工作要處理，就不會有時間閒聊。「問題不在用即時通訊閒聊，而在人力配置失當，」陳裕仁一再強調：「善用即時通訊，對提升業績絕對有幫助。」（卜繁裕、張漢宜）
本文出自2004/11 e天下雜誌47期 封面故事：即時通訊發燒 Q出大生意
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