2011-08-31 09:57:36| 人氣146| 回應0 | 上一篇 | 下一篇

主管經/工作盤點

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【經濟日報╱林行宜】

科學管理之父泰勒(F. W. Taylor)首創以科學方法進行工作的分析、統計與管理,透過記錄工作步驟及所需時間,設計出最有效的工作方法,以提高勞動生產率。泰勒將過往老師傅式的經驗管理,轉變為科學化的管理,是管理學發展中的重要創舉。

雖然,科學管理學派被部分人士批判為視員工如機器,而有忽視人性尊嚴之嫌,但其藉由工作分析以尋求工作效率的科學研究精神,已深植在管理活動中。

譬如,新空降主管擬了解轄下部屬工作內容時,或工作輪調、人員離職、留職停薪前,擬重新安排工作時,主管所進行的「工作盤點」,即屬科學管理思維的運用。

當主管下達「工作盤點」的指令時,未執行過此作業的部屬,不免對於主管的意圖產生疑慮,擔心自己被整肅、工作量增加或工作不保,以致心生恐懼或抗拒。

對部屬而言,工作盤點有避免投入工時被低估、展現易被忽略的工作項目等優點,而不僅僅只為主管蒐集資訊而已。建議主管在進行盤點之前,應先說明目的及強調正面效益,以舒緩部屬的不安與疑慮。

在部屬完成自我工作盤點後,主管則得留意幾個檢核點,才能讓盤點內容真實地呈現部屬的工作內容與工作時數。

例行性工作與專案性質任務是否傻傻分不清楚?是第一項檢核重點。

由於專案工作多屬單次性任務,且工時將隨專案份量而有所起伏,為避免因專案性任務而混淆對部屬工時的判斷,故須教導部屬辨悉專案類型任務的定義,並與例行性工作分別計算工時。

工作項目是否有漏記的狀況?或工時是否有浮報、灌水之嫌?則是另一項審查要點。

通常,將所估算的每日工時與平日超時工作狀況相比較,可以看出些端倪來。若該員有一定的加班量,但所估出工時卻小於或等於每日應出勤工時,則顯示有漏估項目,或估列工時過於保守。

相反地,若平日正常上下班,但所估出之工時卻偏高,則須確認是否估算錯誤或高估時數的情形。

要求部屬推估工作的「約當件數」及「單項完成時間」,將兩者相乘之後,再比對原預估工時,亦是檢核工時的重要手法。若部屬少有估算工時的經驗,且平日亦無記錄工時的習慣或資料,則必要之時,科學管理學派的按錶計時模式,也可派上用場。

主管負責主導團隊行進方向,故得身居較高的位置。但也因為如此,對於不熟悉的領域或單位,容易產生見林不見樹的盲點。由於看不清工作中的細節,也讓躲在細節中的魔鬼從中搞怪。

執行工作盤點,有助於主管見到細節。當然,這僅是個「打底」的初始功夫,如何藉由這些基礎資料,挑出隱藏在細節中的魔鬼,幫助部屬排除無效工時、改善作業流程、避免勞役不均等問題,讓組織、工作、人員三者達到最佳的契合,才是接續更重要的課題。



台長: 承品
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