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個案管理的定義是社工員替一個或一群案主協調整合一切助益性活動的一種程序，強調服務協調(包含機構間合作);而個案管理的內涵是以統整、有效能與有效率的方式提供案主所需要之服務的一種工作方法或過程，並要達到服務之連續性、促進服務之可近性及責信和增進服務輸送之效率三個目的。

個案管理的運作流程包括七個步驟，以下以早期療育為例說明之。

1.首先，評估案主需要(認定與找出潛在案主):當家長或是主要照顧者、親友、醫師等發現孩子是發展上有遲緩現象時，透過通報轉介中心的服務，除了讓各縣市對早期療育有需求的服務量做統計，並讓家長有機會及時瞭解需要接觸或尋求協助的單位，以提供及時性、合適性、完整性的服務之外，並將個案轉介至適當的服務單位，使其能夠儘快的得到包括醫療、教育訓練等等的協助，以便能夠儘早趕上發展里程碑，或是拉近遲緩的距離。

2.接下來，審定案主資格(案主診斷與評估):無論是確定孩子是否有發展遲緩的現象或是想瞭解孩子的發展是否已達到一般兒童發展的水準，都需要仰賴評估工作的進行，透過評估工作除了可以瞭解孩子的發展現況之外，亦可瞭解未來療育訓練的方向與重點。因此為求周延，評估工作的進行應該運用專業合作的方式，依據個別孩子的需要與能力加以安排並進行。

3.接著，進行早期療育服務的供給與安排:目的是加強發展能力和改善發展現況，療育服務的提供基本上包括了三大部份：醫療復健的提供、教育服務的提供和家庭服務提供。

4.再來是安排服務的輸送(將案主的需要與服務作連結)、提供服務(服務的執行與協調):在早期療育的核心階段所提供的服務是療育服務，各專業機構的執行效能在此展現，此階段將影響後續遲緩兒的發展與命運，然此階段重視專業的合作，但在教育服務上仍偏向醫療，受教育師資培育結構的影響導致幼兒特殊教育人才的不足，另外，對於父母的親職教育以及家庭性的支持服務，包含經濟和物質的協助，以應加以強調，形成醫療、教育、家庭、社會的完整早療安全體系。

5.最後是監督福利服務輸送和達成服務目標與結案(評估服務網絡的不足和案主改善程度):追蹤與結案的最後工作，看似輕鬆卻也不可忽視，透過個案管理中心與療育服務提供單位及通報轉介中心維持常態性的連繫，增強家庭面對發展遲緩兒童成長上所面臨的各項問題的解決能力。並定期追蹤療育服務提供情形及家庭使用資源情形，同時瞭解發展遲緩兒童與其家庭需求的改變，若需求已經改變則需要重新修正個別化家庭服務計畫，並依據修正計畫持續提供給家庭必要之協助。服務至上小學後，並進行結案後的追蹤工作。這個階段往往是整體早療服務中最被忽視的部分，由於並非問題解決的中心，但處理不當也易造成後續家庭悲劇的產生、社會成本的花費和之前早療資源的浪費。個案的問題往往並非隨結案而結束，也許正是問題的開始，如何協助早療的個案以及其家庭提供機構、社會性的支持服務，協助其繼續成長與心靈支持，使其在具備自立能力後，發揮讓愛傳出去的精神，以期幫助更多個人與家庭將是早療服務的最終精神。