單元參、一般書信與電子郵件簡介
參考：1.黃俊郎編著《應用文》，北市：東大圖書公司，2002年7月增訂4版
2.《E-mail英文高手》，染谷泰正著，高嘉蓮譯，北市：經典傳訊，1999年4月初版5刷
一、 一般書信簡介
一般書信係由「封文」及「箋文」兩部分構成，分別舉例簡介如下：
（一）＜封文＞範例及簡介：包括直式與橫式、單位與個人
範例1「橫式」寄陳「單位主管」封文
647雲林縣莿桐鄉◎◎路＊＊－5號
私立東方技術學院通識教育中心 0963＊＊＊＊＊＊ 江◎◎謹寄
110台北市城中區北平西路3號＊＊緊急陳情 請即拆閱
臺灣鐵路管理局 運務處 處 長 室
鄒 處 長 ◎ ◎ 勋 啟
補記：凡寄陳個人封文，其禮數最尊重的是：姓＋職稱＋名字（側書－偏右小寫，或用電打小級數字）＋啟封詞。但必須注意：1.只應用在對方「名字」側書，並限定以「職稱」稱呼對方並以此順序條件組合下；其餘項目或條件組合不得側書。2.假如僅以一般「先生」、「女士」、「小姐」或「君」等稱呼，則對方「名字」不得側書。3.有關『側書』尚有其餘使用時機與原則可以學習！請自行參考相關「中文」《應用文》書籍，或在面授請教老師，以免使用不當反而貽笑大方！
範例2「直式」寄陳「單位公啟」封文【簡單模擬「直式」加注左、右方位】
10042台北市長沙街1段2號【收件人地址在右】
交 通 部 路 政 司 公 啟
雲林縣莿桐鄉◎◎路＊＊－5號647 【寄件人地址在左】
江謹緘
補記：（1）此因電腦word檔案系統受限，無法順利單獨轉換直式，故簡單模擬「直式」加注左、右方位，並以「平信」非限時或掛號交寄呈現，寄件人資料較簡化。（2）郵遞區號最好養成加注習慣，否則郵局一律以平信，而非限時處理。「直式」寄件人資料通常低於收件人2／3，以表謙遜。收件人姓名或頭銜最好平抬，即在最頂格位置，以表尊重。（3）。凡寄陳單位或重要封文，最好以掛號交寄，以便日後失蹤延誤或時效追查。其格式應如前範例1加注：雙方郵遞區號、寄件人姓名及手機或聯絡電話（以限時交寄呈現亦同）！
範例3「橫式」寄陳「一般個人」封文
財團法人中華民國消費者文教基金會
消費者報導雜誌.消費者出版公司
106-49台北市復興南路一段390號10樓之2
TEL：(02)27001234.(02)27556037
647-□□雲林縣莿桐和平路◎◎－◎號
◎ ◎ ◎ 君 台 啟
申訴案號：1094B040001 □印刷□平信□限時□掛號□限掛
補記：消基會係民間有力監督機制，有其法定有效運作模式，本案回函「封文」係採橫式為之，給「個人」與「單位」啟封詞當有區別；注意：寄件人資料在上收件人資料在下；並編有申訴案號，可供後續查詢追蹤，堪為機關內外查詢典範。
（二）＜箋文＞範例及簡介：
常見箋文的結構順序，可以分為三段十三個項目，表列如下：
箋文的結構：（斟酌省略，但標明「○」處，則必備）
前段－1、稱謂。○ 2、提稱語。○ 3、開頭應酬語。4、啟事敬詞。
中段－5、正文。○
後段－6、結尾應酬語。7、結尾敬語。○8、自稱、署名、未啟詞。○
9、寫信時間。○10、並候語。11、附件語。12、附候語。13、補述語。
收信人稱謂 提稱語 啟事敬詞
開 頭 應 酬 語
開 頭 應 酬 語
箋 文 主 題
箋 文 主 題
箋 文 主 題
箋文主題 結尾應酬語
結 尾
敬 語
附筆問候語
自 稱 寫信日期
發信人署名 末啟詞
補述語
說明：1.圖中用實線各項表示必須具備，用虛線各項表示可酌情使用。
2.「啟事敬詞」可置於提稱語之後，亦可置於開頭應酬語之後。
以上3段13個項目，並非每封箋文都要具備齊全，往往可依人、事的不同情況而加以斟酌省略，但標明「○」處，則必備。
茲舉一實例，再作說明：
大德吾兄大鑒：久疏箋候，時深馳系。敬啟者，月之三日，弟有螺陽之行，盤桓二日，得友人螺陽文教基金會李君為導，遍覽其文物古蹟，體味其民情風俗，並聆賞其北管樂團之演奏，洋場積垢，為之滌蕩，誠快事也。臨別又承贈特產螺陽頂級獻納米，香甜甘美，誠絕佳之烹食勝品也。欣賞之餘，不敢獨享，茲謹分其半，奉吾 兄以同領其風味，敬祈 哂納。專此奉達，敬請
大安 弟王小明頓首○月○日
嫂夫人乞代致意 內子附筆候安
螺陽頂級獻納米三包，另郵寄。
再者：育才兄日內北上，屆時盼一聚。又啟。
依上例，其項目依次為：
1.稱謂「大德吾兄」屬之。是對受信人的稱呼，在信籤第一行最高位置書寫。可以包括名（字、號）、公職位、私關係、尊詞四者，如「○○校長吾師大人」：「○○」是名（字、號），「校長」是公職位，「吾師」是私關係，「大人」是尊詞。可依據實際狀況，斟酌組合，並非每一稱謂都要四者全備。
受信人的名，除對晚輩外，如果受信人有字或號，則可改寫字號而不寫名，以示敬意。有時還可以在受信人的字號中選一個字，底下加一個「公」或「翁」、「老」，成為「○公（翁、老）」。至於以前慣用的「大人」這個尊詞，現在除對父母親以上的直系尊親屬及近親長輩寫信外，很少用。
2.提稱語「大鑒」屬之。是請求受信人查閱箋文，緊接稱謂書寫，下加冒號「：」。依書信發受雙方的不同關係，提稱語各有不同，但現行書信不太使用。
3.開頭應酬語「久疏箋候，時深馳系」屬之。是述說正事之前的客套話，有如朋友見面時的寒喧。舊式書信在提稱語下同行書寫，現行書信可在次行書寫，低二格，另起一段。最好配合正文或雙方交往狀況，簡單貼切的說，避免套用陳言浮句；有時開門見山，直接說出正事，不用也可以。
4.啟事敬詞「敬啟者」屬之。這是述說正事前的發語詞，現行書信多已不用。
5.正文從「月之三日」到「奉吾 兄以同領其風味」屬之。是籤文的主體，並沒有一定的法式，只須語氣誠懇、條理清楚即可。舊式書信緊接啟事敬詞書寫，現行書信若不用啟事敬詞，可另行低二格書寫。
6.結尾應酬語 「敬祈 哂納」屬之。也以配合正文或雙方交情為原則，有時也可以不用，「 哂納」係採「挪後一格」，以表尊重對方，亦即所謂「挪抬」。。
7.結尾敬語「專此奉達，敬請 大安」屬之。是籤文結束向受信人表示禮貌。其中「專此奉達」叫敬語，現行書信往往省略，或謹用前二字；「敬請 大安」叫問候語，問候語「○安」須「另行頂格書寫」，以表尊重對方，亦即所謂「平抬」。
8.自稱、署名、末啟詞 「弟林小明頓首」屬之。寫在問候語「○安」同一行下面，現在也常往後挪一行書寫，其高度以不超過信籤直行的二分之一為原則。其中「自稱」依相互關係而定，「弟」採側書以表自謙。「署名」絕不可用字、號替代，關係親近者不必寫姓；若在守祖父母或父母之喪時，則姓下名上側書一「制」字。
9.寫信時間 「○月○日」屬之。可在「末啟詞－頓首」右下、左下，也可以在其正下方成兩行書寫。
10.並候語 「嫂夫人乞代致意」屬之。是請求受信人代向他人問候語的意思，其書寫位置在問候語的次行；如被問候者為受信人的平輩或晚輩，則字行頂端應比「○安」稍低，若為長輩，則與「○安」齊平。正式信不宜。
11.附件語 「螺陽米兩種各三包，另郵寄」屬之。其位置在問候語次一行，略低書寫，如無「並候語」，則在「問候語」次一行，略低書寫。此項依附件有無而定，無附件則此項可免；現行書信則通常在內文加注，即可省略。
12.附候語 「內子附筆候安」屬之。是發信人的家人或朋友附筆向受信人致問候之意。其位置在署名的左側，高度依附候人輩份而定，如附候人為發信人長輩，則附候語在署名左策略高處書寫，餘可類推。正式信不宜。
13.補述語 從「再者」到「又啟」屬之。補充簽文遺漏處，正式信不宜。
（三）白話書信的作法
書信並無新舊之分，只是所用之文詞與格式有所不同。文言書信，在今日社會，仍普遍使用，而白話書信，則為一般青年學生使用。
白話書信，在稱呼後應加冒號「：」，以總起下文，如「爸爸：」，「二弟：」「老師：」，「○○學弟：」等是。
起首應酬語，可以簡單的幾個字，寫出內心誠摯的問候或歉意。如胡適先生常用「謝謝你的信」，「許久不曾寫信了，真是對不起」等。但如關係密切，或為爭取時效，也可省略。
正文，是書信的主旨所在，文字務須簡明，措辭則要得體，語氣並應誠懇，通常分段敘述。
禮貌上的問候語，可用「即請 大安」，「敬祝 快樂」，「祝 好」，「敬祝 進步」等；署名對尊長用「晚」，平輩用「弟」，署名之下，可酌加敬辭如「上」、「敬上」；日期寫在名字或敬辭後，直式亦可偏右旁，最好年月日俱寫，以便存考。
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