2005-07-08 15:49:04| 人氣3,583| 回應1 | 上一篇 | 下一篇

單元參、一般書信簡介︰

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單元參、一般書信與電子郵件簡介
參考:1.黃俊郎編著《應用文》,北市:東大圖書公司,2002年7月增訂4版
2.《E-mail英文高手》,染谷泰正著,高嘉蓮譯,北市:經典傳訊,1999年4月初版5刷
一、 一般書信簡介
一般書信係由「封文」及「箋文」兩部分構成,分別舉例簡介如下:
(一)<封文>範例及簡介:包括直式與橫式、單位與個人
範例1「橫式」寄陳「單位主管」封文
647雲林縣莿桐鄉◎◎路**-5號
私立東方技術學院通識教育中心 0963****** 江◎◎謹寄
110台北市城中區北平西路3號**緊急陳情 請即拆閱
臺灣鐵路管理局 運務處 處 長 室
鄒 處 長 ◎ ◎ 勋 啟
補記:凡寄陳個人封文,其禮數最尊重的是:姓+職稱+名字(側書-偏右小寫,或用電打小級數字)+啟封詞。但必須注意:1.只應用在對方「名字」側書,並限定以「職稱」稱呼對方並以此順序條件組合下;其餘項目或條件組合不得側書。2.假如僅以一般「先生」、「女士」、「小姐」或「君」等稱呼,則對方「名字」不得側書。3.有關『側書』尚有其餘使用時機與原則可以學習!請自行參考相關「中文」《應用文》書籍,或在面授請教老師,以免使用不當反而貽笑大方!

範例2「直式」寄陳「單位公啟」封文【簡單模擬「直式」加注左、右方位】
10042台北市長沙街1段2號【收件人地址在右】

交 通 部 路 政 司 公 啟
雲林縣莿桐鄉◎◎路**-5號647 【寄件人地址在左】
江謹緘
補記:(1)此因電腦word檔案系統受限,無法順利單獨轉換直式,故簡單模擬「直式」加注左、右方位,並以「平信」非限時或掛號交寄呈現,寄件人資料較簡化。(2)郵遞區號最好養成加注習慣,否則郵局一律以平信,而非限時處理。「直式」寄件人資料通常低於收件人2/3,以表謙遜。收件人姓名或頭銜最好平抬,即在最頂格位置,以表尊重。(3)。凡寄陳單位或重要封文,最好以掛號交寄,以便日後失蹤延誤或時效追查。其格式應如前範例1加注:雙方郵遞區號、寄件人姓名及手機或聯絡電話(以限時交寄呈現亦同)!

範例3「橫式」寄陳「一般個人」封文
財團法人中華民國消費者文教基金會
消費者報導雜誌.消費者出版公司
106-49台北市復興南路一段390號10樓之2
TEL:(02)27001234.(02)27556037

647-□□雲林縣莿桐和平路◎◎-◎號
◎ ◎ ◎ 君 台 啟
申訴案號:1094B040001 □印刷□平信□限時□掛號□限掛
補記:消基會係民間有力監督機制,有其法定有效運作模式,本案回函「封文」係採橫式為之,給「個人」與「單位」啟封詞當有區別;注意:寄件人資料在上收件人資料在下;並編有申訴案號,可供後續查詢追蹤,堪為機關內外查詢典範。
(二)<箋文>範例及簡介:
常見箋文的結構順序,可以分為三段十三個項目,表列如下:
箋文的結構:(斟酌省略,但標明「○」處,則必備)
前段-1、稱謂。○ 2、提稱語。○ 3、開頭應酬語。4、啟事敬詞。
中段-5、正文。○
後段-6、結尾應酬語。7、結尾敬語。○8、自稱、署名、未啟詞。○
9、寫信時間。○10、並候語。11、附件語。12、附候語。13、補述語。
收信人稱謂 提稱語 啟事敬詞
開 頭 應 酬 語

開 頭 應 酬 語
箋 文 主 題
箋 文 主 題
箋 文 主 題
箋文主題 結尾應酬語
結 尾
敬 語
附筆問候語

自 稱 寫信日期
發信人署名 末啟詞
補述語

說明:1.圖中用實線各項表示必須具備,用虛線各項表示可酌情使用。
2.「啟事敬詞」可置於提稱語之後,亦可置於開頭應酬語之後。
以上3段13個項目,並非每封箋文都要具備齊全,往往可依人、事的不同情況而加以斟酌省略,但標明「○」處,則必備。
茲舉一實例,再作說明:
大德吾兄大鑒:久疏箋候,時深馳系。敬啟者,月之三日,弟有螺陽之行,盤桓二日,得友人螺陽文教基金會李君為導,遍覽其文物古蹟,體味其民情風俗,並聆賞其北管樂團之演奏,洋場積垢,為之滌蕩,誠快事也。臨別又承贈特產螺陽頂級獻納米,香甜甘美,誠絕佳之烹食勝品也。欣賞之餘,不敢獨享,茲謹分其半,奉吾 兄以同領其風味,敬祈 哂納。專此奉達,敬請
大安 弟王小明頓首○月○日
嫂夫人乞代致意 內子附筆候安
螺陽頂級獻納米三包,另郵寄。
再者:育才兄日內北上,屆時盼一聚。又啟。
依上例,其項目依次為:
1.稱謂「大德吾兄」屬之。是對受信人的稱呼,在信籤第一行最高位置書寫。可以包括名(字、號)、公職位、私關係、尊詞四者,如「○○校長吾師大人」:「○○」是名(字、號),「校長」是公職位,「吾師」是私關係,「大人」是尊詞。可依據實際狀況,斟酌組合,並非每一稱謂都要四者全備。
受信人的名,除對晚輩外,如果受信人有字或號,則可改寫字號而不寫名,以示敬意。有時還可以在受信人的字號中選一個字,底下加一個「公」或「翁」、「老」,成為「○公(翁、老)」。至於以前慣用的「大人」這個尊詞,現在除對父母親以上的直系尊親屬及近親長輩寫信外,很少用。
2.提稱語「大鑒」屬之。是請求受信人查閱箋文,緊接稱謂書寫,下加冒號「:」。依書信發受雙方的不同關係,提稱語各有不同,但現行書信不太使用。
3.開頭應酬語「久疏箋候,時深馳系」屬之。是述說正事之前的客套話,有如朋友見面時的寒喧。舊式書信在提稱語下同行書寫,現行書信可在次行書寫,低二格,另起一段。最好配合正文或雙方交往狀況,簡單貼切的說,避免套用陳言浮句;有時開門見山,直接說出正事,不用也可以。
4.啟事敬詞「敬啟者」屬之。這是述說正事前的發語詞,現行書信多已不用。
5.正文從「月之三日」到「奉吾 兄以同領其風味」屬之。是籤文的主體,並沒有一定的法式,只須語氣誠懇、條理清楚即可。舊式書信緊接啟事敬詞書寫,現行書信若不用啟事敬詞,可另行低二格書寫。
6.結尾應酬語 「敬祈 哂納」屬之。也以配合正文或雙方交情為原則,有時也可以不用,「 哂納」係採「挪後一格」,以表尊重對方,亦即所謂「挪抬」。。
7.結尾敬語「專此奉達,敬請 大安」屬之。是籤文結束向受信人表示禮貌。其中「專此奉達」叫敬語,現行書信往往省略,或謹用前二字;「敬請 大安」叫問候語,問候語「○安」須「另行頂格書寫」,以表尊重對方,亦即所謂「平抬」。
8.自稱、署名、末啟詞 「弟林小明頓首」屬之。寫在問候語「○安」同一行下面,現在也常往後挪一行書寫,其高度以不超過信籤直行的二分之一為原則。其中「自稱」依相互關係而定,「弟」採側書以表自謙。「署名」絕不可用字、號替代,關係親近者不必寫姓;若在守祖父母或父母之喪時,則姓下名上側書一「制」字。
9.寫信時間 「○月○日」屬之。可在「末啟詞-頓首」右下、左下,也可以在其正下方成兩行書寫。
10.並候語 「嫂夫人乞代致意」屬之。是請求受信人代向他人問候語的意思,其書寫位置在問候語的次行;如被問候者為受信人的平輩或晚輩,則字行頂端應比「○安」稍低,若為長輩,則與「○安」齊平。正式信不宜。
11.附件語 「螺陽米兩種各三包,另郵寄」屬之。其位置在問候語次一行,略低書寫,如無「並候語」,則在「問候語」次一行,略低書寫。此項依附件有無而定,無附件則此項可免;現行書信則通常在內文加注,即可省略。
12.附候語 「內子附筆候安」屬之。是發信人的家人或朋友附筆向受信人致問候之意。其位置在署名的左側,高度依附候人輩份而定,如附候人為發信人長輩,則附候語在署名左策略高處書寫,餘可類推。正式信不宜。
13.補述語 從「再者」到「又啟」屬之。補充簽文遺漏處,正式信不宜。
(三)白話書信的作法
書信並無新舊之分,只是所用之文詞與格式有所不同。文言書信,在今日社會,仍普遍使用,而白話書信,則為一般青年學生使用。
白話書信,在稱呼後應加冒號「:」,以總起下文,如「爸爸:」,「二弟:」「老師:」,「○○學弟:」等是。
起首應酬語,可以簡單的幾個字,寫出內心誠摯的問候或歉意。如胡適先生常用「謝謝你的信」,「許久不曾寫信了,真是對不起」等。但如關係密切,或為爭取時效,也可省略。
正文,是書信的主旨所在,文字務須簡明,措辭則要得體,語氣並應誠懇,通常分段敘述。
禮貌上的問候語,可用「即請 大安」,「敬祝 快樂」,「祝 好」,「敬祝 進步」等;署名對尊長用「晚」,平輩用「弟」,署名之下,可酌加敬辭如「上」、「敬上」;日期寫在名字或敬辭後,直式亦可偏右旁,最好年月日俱寫,以便存考。

台長: 江遠流
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春藥
2020-01-10 02:08:28
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