這個世界有兩種人， 一種相信效率；一種相信感覺。(還有另一種喜歡分類，嘻！)相信效率的人就很信時間管理這一套，認為好好歸納一下，事情真的可以做的更好，自己也不用那麼操勞。但中國人做事基本上好像比較「憑直覺」，做什麼以及該怎麼做，這當中的竅門都存乎一心，不用細說。這樣看來，西方人就好像「笨」一點，寧可什麼事都用「程序管理」來
當作執行工作目標的行動步驟。
以下是一個時間管理的例子，教人怎麼去管理你的郵件。作者是前兩天介紹過的「禪習慣」(Zenhabits)部落格版主，他相信「少」(less)與「簡化」(simple)的力量，能讓人過的比較像主人，而不是工作的奴婢。這種呼籲簡直是當今職場倫理的「顯學」，有興趣的人不妨參考一下：
簡單管理電子郵件
作者：李奧．巴伯塔(Leo Babauta)
對許多人而言，收發電子郵件成了標準工作模式之一。我們活在收件匣裡，不管是與親朋好友的聯繫，或者是完成企畫，這一切的一切，都是透過電子郵件來達成。
不幸地，便捷的電子郵件卻失控了，妨礙我們完成重要的任務，威脅要奪走生活的主權。
除了活在收件匣，我們可以有更好的生活方式。把花在電子郵件上的時間壓到最低，透過設限來提高收發郵件的效率，接著清空收件匣，成為電子郵件大師。
只要懂得設定限度，養成簡單的規則與習慣，學習更迅速地處理電子郵件，你就可以擁有上段所述的生活，既能擺脫電子郵件的糾纏，又能專注在重要的事物上，比方說你的「唯一目標」、三項重要企畫或是你的「最要務」。
要脫離電子郵件無邊苦海，你得應用少的力量，透過簡化與設限，讓電子郵件成為你的好幫手。
◆限制收件匣的數量
你有多少種取得資訊的方法？有些人擁有多達六種通訊方式，包括簡訊、語音留言、書面文件、郵件、部落格留言、來自不同網站的訊息（像是MySpace、 Facebook、AOL等等）。以上全是不同型式的收件匣，每個都需要持續不斷地整理。儘管是永無止盡，但這不表示非得讓人精疲力竭、壓力沉重。
想要輕鬆管理資訊，讓它們的存在不妨礙產能，你得先從減少收件匣的數量開始。以下是刪減的方法：
1. 列出所有接受資訊的方式
一開始你可能會漏掉一些，但只要記起沒列出的地方，就將之加入清單。所列出的資訊接收方式，應該包括所有類比與數位資訊，也就是書面文件和電腦。
2. 評估每個收件匣的價值
有時候我們持續使用某些收件匣，但其實它們對你的生活早已毫無價值，只不過是另一個不經思考的習慣。
3. 合併或者刪除收件匣
有些東西若已失去價值，請考慮將它從你的生活中剔除，先試試看，自己能否持續一個星期沒有它。剔除後剩下的東西，請試著將不同管道的資訊合併在一個收件匣。總之，收件匣越少越好，可以的話，請刪到剩下四至七個收件匣，只有一到二個更好。
◆限制收發信的時間
如果電子郵件占據你大部分的時間，或者一天當中老是不斷到信箱檢查有無新郵件，那麼你多半沒有辦法完成太多正事。請痛下決心，只在固定的時候收發信，除此之外，絕不開啟電子信箱，如此一來，你才有時間去處理真正重要的事情。
我建議你預先設定收信的次數及時間，以下是一些小祕訣：
1. 每日收信次數
每個人一天收信的次數，其實和工作性質有關。理想狀態是一天只收一次信，如此電子郵件的干擾相當低，處理郵件的方法也可以很有效率。
2. 最佳收信時間
我發現，如果一天收二次信，上午十點和下午四點是很好的選擇，因為你可以在上午的中段收信，知道自己有沒有緊急信件，也為自己在下班前，留有足夠的時間處理信件。
3. 不在一日之初
一個常見的產能訣竅，就是不在一大早收電子郵件，我認為這是相當中肯的建議。早上收信，就是放任電子郵件決定接下來的行程，而非自行決定當天要處理的最要務，你於是讓自己處於被郵件纏身、無法脫困的危險之中。
4. 關閉提示功能
提示只會干擾正在進行的工作，打亂行程，讓你脫離自己的步調，反而跟著那個突然想要寫信給你的人的腳步走。
5. 如何堅持到底
你得先把養成這個習慣，看作這一、二周的優先事項。把規則寫下來貼在牆上：「只在上午十點和下午四點收信！」（或者是任何你選擇的時間）。每當想要收信的念頭浮現，停下動作，深呼吸，然後重新專注在手上的工作。回報是什麼呢？你能完成更多事情。
◆減少接收的信件量
管理電子信箱的重要步驟之一，就是避免不必要的信件進入收件匣。以下是減少信件量的有效方法：
1. 垃圾郵件
我很推薦Gmail，因為它具備最強大的垃圾郵件過濾功能。
2. 系統通知信
我經常收到各種常用系統自動發送的通知信，像是亞馬遜書店、WordPress部落格、PayPal金流服務等等。我於是設定了過濾功能（也就是 Mail.app或者Outlook等收信軟體中的「規則」），系統會依照設定，自動把信件置入特定資料匣並標示已讀，或者直接丟入垃圾桶。
3. 批次工作
一天下來，我總會收到一些需要後續動作的郵件，但都只是小動作，大約只需十至十五秒的時間。 所以我設定了一個過濾功能，把它們全部都轉到「批次」資料匣，固定一天處理一次。
4. 轉寄信
如果你有那種喜歡寄各種轉寄信和你分享的親朋好友，請寫信告訴他們，你收到的信件過多，正企圖減少收件量；就說很感激他們想到你，但婉謝他們的好意，你不想再收到這類訊息。
5. 公諸於世 減少郵件的最佳策略之一，便是事先預防，讓眾人知道，你不想收到某類信件，並且告訴他們，哪裡可以取得常見問題的答案。
◆清空收件匣
經過上面的步驟，現在只有重要的信件會進到收件匣，問題在於，該如何在最短的時間內清空它。只要使用下面方法，你都應該要能在極短的時間內清空整個收件匣。
1. 暫存資料匣
如果你的信箱很滿，有上百甚至是上千封信，請先開一個名為「待歸檔」的暫存資料匣，把收件匣的信件全部暫時存放在裡面，之後再找時間處理，每次處理時間約半小時，陸續歸檔直到全部清空。
2. 外部工作清單
很多時候，一封信滯留在收件匣內的原因，在於你必須先做完一個動作才能處理它。不要把這類信件放在收件匣，不要把收件匣當成工作清單來用，請將這類藉由信件傳達的工作指示，記錄在你真正的工作清單上。
3. 迅速處理
處理的時候由上往下，一次一封信。開啟每一封郵件，然後立刻作出處置，你可以選擇刪除、歸檔（待日後參閱）、迅速回覆（之後歸檔或刪除）、記錄在工作清單上（之後歸檔或刪除）、立刻執行任務（如果所要求的僅是不到二分鐘的工夫——之後立刻歸檔或刪除）或者轉寄（之後歸檔或刪除）。請注意，不管是哪個選項，郵件只有歸檔或刪除二種命運，不要讓郵件滯留在收件匣內。
4. 不要害怕按下刪除鍵
我們經常會覺得，得要回覆每一封信，但根本不然。請自問，「要是我刪掉這封信，最壞的結果是什麼？」如果答案沒有那麼糟，那就放膽刪了，然後往下走。不可能每收到一封信就回一封信，只選擇重要的信件回覆即可。
5. 不處理完畢不罷休
一旦開啟收件匣，就要矢志清空它。不要在看過信件之後，還任由它留在收件匣內。
◆惜字如金
想要減少耗費在電子郵件的時間，但又想讓寄出的每封信發揮最大效用，其關鍵就在於撰寫簡潔有力的信件。我限制自己，每封信的內容只能寫五行（這是上限，很多時候我根本用不了五行）。這個限度迫使我寫信簡單扼要，只寫真正想說的話，也有助於大幅縮短寫信所需的時間。
資料來源：
摘自「少做一點不會死！ 越少越厲害的超簡單工作生活雙贏法則」
(The Power of Less: The Fine Art of Limiting Yourself to the Essential… in Business and in Life)
文章定位：
