2021-04-21 19:18:57| 人氣5| 回應0 | 上一篇 | 下一篇
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注意這4個工作效率,沒有做不完的工作


正在工作的企业白领图片


經常看到不少職場人抱怨:每天事情做不完,渾渾噩噩,不知何處是個頭。

造成忙碌且工作堆積的原因有很多,可能是工作難度太高,領導安排的工作太多,或是人員不足所導致。


但如果每天的忙碌讓你苦不堪言,卻又自感收穫甚微,每天都做不完工作,只能加班加點完成。但身邊的其他人則看上去明顯比自己輕鬆多了的時候,你是否想過,很多時候並不是因為你不夠努力,而是不夠有效率呢?

今天在這裡,為大家總結出了以下4個最影響工作效率的四大「殺手」,讓我們一起看看下面這些情況是不是你!


工作中,最容易被忽略的4大效率殺手


1、 通訊類軟件,將時間碎片化

不知大家是否有過這樣的體驗?

早上剛到公司,開干不到十分鐘,有個同事發消息過來說,這裡的數據是不是不太對?你好好檢查一下。又過幾分鐘後,另一個同事的「靈魂拷問」也緊跟而至:「今天中午吃啥?樓下新開的一家輕食沙拉聽說還不錯…」

不知不覺當中,思路被一再打斷的同時,工作時間就這樣被偷偷消耗掉的,變成零散的碎片化狀態。


據調查統計,對於大多數八小時工作制的上班族而言,實際用於工作上的時間僅3小時。而其餘大量的時間往往浪費在回復社交軟件,及瀏覽新聞、視頻等APP上。

不得不說,即時通訊的迅猛發展,為我們帶來前所未有便利的同時,濫用和過度依賴,也讓其成為我們低效工作的頭號陷阱。

讓我們一天下來,看似做了很多事,但實際上除了回復領導客戶:「好的,收到」,其他什麼都沒做完。




2、習慣性拖延,造成工作堆砌

每天工作都是大型拖延症晚期現場,明明只要動手就可以解決的活,偏偏要拖到最後的截止時間才匆匆完成,是許多職場人的真實寫照。

由此帶來的最直接的結果,便是造成工作的大量堆積,以至無法按時下班,甚至演變成帶回家熬夜趕工,加班加點去完成工作任務的局面。

然而,公司里的事務往往是由多合作完成的,擁有「慣性拖延」症狀的職場,不僅會讓自己的工作與生活變得一塌糊塗、效率低下,而且極可能影響到整個公司和團隊的運轉。




3、過度完美主義,工作遲遲無法開展

曾有過這樣一段「加班」的經歷:

被領導分配擔任一個重要活動展會的負責人,需要在一周時間內提交一份計劃書。為了完成好這項工作,我花了很多精力琢磨流程,花了很多時間去搜集和整理資料,但五天時間過去,文檔仍然只有「XX活動企劃案」這幾個字。

因為永遠覺得準備不充分,於是沒完沒了地準備着。

如果也有過類似體驗,就會知道,「我要做出驚艷眾人的完美東西」即等同於被人詛咒。因為一旦被完美主義附身,首先意味的並不是更出色的成品,而是工作遲遲無法展開的結局。




4、害怕麻煩心理,不懂得借他人之力

同事小劉這幾天的心態又崩了,不為別的,因為他連續花了好幾個通宵,做出的一份報價單。今天突然被同事告知,原來他那裡就有現成的模板,大部分內容都可以參考借鑑,只需要需修改幾個數據即可。差點沒讓小劉吐出一口老血。


其實小劉遇到的這種現象並非個例。

包括職場上的很多職場新人,在完成領導分配下來的工作任務的時候,明明對裡面的幾個點心存疑惑,卻因為不好意思詢問,硬着頭皮自己琢磨;或是在工作當中遇到難題,因為害怕麻煩同事,獨自一人琢磨到頭禿。


看似勤奮,實則多是無用功。




如何擺脫低效陷阱?


1、每日堅持對當下工作進行優先排序

曾在書上看過這樣一個典故:美國內伯利恆鋼鐵公司總裁,因每天忙到沒時間睡覺來處理公司事宜,卻還是面臨破產,於是向效率大師艾維利求助。

在近半個小時的交流中,艾維利耐心地聽完其焦頭爛額的傾訴後,拿出一張白紙,要求其寫下第二天要做的全部事情。

幾分鐘後,白紙上滿滿當當記錄了總裁先生的幾十項要做的工作。


然後,艾維利請他仔細考量,並要求他按事情的重要順序,分別從「1」到「6」標出六件最重要的事情。同時告訴他:「每天一開始,請你全力以赴做好標號為1的事情,直到它被完成或被完全準備好,然後再全力以赴的做標號為2的事,依次類推…」

並建議他將此法推行至所有高管人員甚至是員工。

一年後,該公司竟然奇蹟般地擺脫了危機,甚至一躍成為美國最大的獨立鋼鐵廠。

值得注意的是,這並非一件虛構的故事,而是真實的經歷。


許多時候,造成無限忙碌的原因往往不是因為你的懶惰,而是「過於勤奮」,從而陷入低效忙碌的里陷阱。

這個時候,不妨嘗試一下艾維利的「6件事法則」,按重要程度給每天工作排序,用絕大部分精力去完成,保證自己每時每刻都在做當下最重要的事情,你會發現找到屬於自己的時間更加容易。




2、給自己一段完整的時間,鎖死目標

在《做高效執行者》一書當中,有這樣一句話:完整的時間塊是高效執行的必要基礎。

它向完美揭示了一個深刻的職場道理,並非每一分每一秒都用來工作,才是對時間最大化的利用。因為任何事情開始,都需要一個「啟動時間」,將完成一件事情的時間碎片化反而容易造成時間浪費。


許多時候,我們在工作當中,雖然有大概的工作計劃,鎖定好了目標,但這是遠遠不夠的。因為在完成的過程當中,有太大的變數。可能突然有朋友打電話過來找你,突然有新聞推送你喜歡的愛豆戀情曝光,或是突然想來一份下午菜。

因此,光鎖定目標還不夠,還需要儘可能地鎖死目標。


比如退出微信,將手機調成飛行模式,利用番茄工作法原則,為自己設置一段用來保持專注的完整時間。

儘可能保證自己的獨立時間塊,集中所有精力來完成重要的事情,保證自己不受其他事情的干擾。




3、增強時間管理的透明度

朋友麗莎曾和我抱怨,公司領導總是臨時加塞工作,事情剛完成一半,馬上又跑來找她臨時查找一個數據,或是去打印文件,導致自己的常規工作總是無法按時完成。

後來,她開始嘗試在每天下班前,主動向領導做工作報告,並在報告的最後,列出次日的工作計劃,如上午需要花大約2小時進行費用提交,下午三點有和顧客的業務對接。

在此之後,領導會開始有意識地將工作當中的臨時加塞,轉變為有計劃地提前安排,臨時加工作的情況減少很多。


類似於這種,通過增強對時間管控的透明度,及時和身邊的其他成員共享自己的時間管理計劃,能夠將對其他成員的影響降低到最小的同時,也能更好地保障自身工作的更好開展。

另一方面,各個崗位各司其職,時間方面難免發生碰撞,掌控自己時間規劃的同事,主動去了解其他成員的時間安排也很有必要。

記得在FACEBOOK的公司總部,牆上印着這樣一條標語:完成勝過完美。


深以為然。

不管是工作完不成,或是工作遲遲無法開始,歸根結底,多都是時間精力的管控不足所造成,

而真正實現高效的人,其關鍵是始終擁有清晰的目標和策略,及時過濾掉「垃圾」,把時間花在「重點」。並對每個階段的意義和目標都有清晰的理解,然後在目標的指引下,遵循步驟把工作落地。

最後,希望大家能夠遠離低效率陷阱,把時間花在刀刃上,做一個高效率的職場人。---(安博教育)


台長: 聖天使

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