新戶網路首刷享大小行李箱7檔值得抱一輩子的定存股女生第一眼看中你哪裡?陸:紅色誤點解除 明起...
2008-09-04 17:37:19 人氣(21,072) | 回應(2) | 推薦(3) | 收藏(2) 上一篇 | 下一篇

天天撰寫工作日誌的好處

2
收藏
3
推薦

天天撰寫工作日誌的好處

文/zen

天天撰寫工作日誌

記得當年在國內某大連鎖通路擔任商品採購專員時,因為過去的工作經驗和商品採購完全沒有關係(只是因為剛好熟悉該領域產品而被派任採購),而採購的日常工作,極度瑣碎之事甚多(每項工作都需要記憶不同的電腦操作程式),且事關公司現金流量,是個職小權大庶務繁雜的工作,一開始非常痛苦,老是出錯。一下子商品分類錯誤,一下子採購單下錯(不是價格,就是數量Key錯),經常出包。

後來,主管發現我在工作細節上經常出錯,但因為部門裡每個同事都很忙,也挪不出人力專門盯著我的工作。於是,主管建議我寫「工作日誌」,儘可能的記下每天做過的工作事項與作業流程,下班前交到他桌上,讓他過目。

主管說,寫工作日誌的好處有三:一、寫的當下,自己就可以先回顧一次工作流程,也許就能發現一些錯誤,盡早改正;二、雖然採購工作的雜事極多且繁,但還經常重複,透過重複撰寫相同的工作流程,無形中可以迫使自己記住;三、完成後由主管審閱,透過閱讀工作日誌,了解我的工作狀況,找出是否有系統性偏誤的地方(也就是老是出錯的地方)。

此後,我每天完成一項工作後,就會回到座位上,填寫工作日誌,下班前將工作日誌放在主管桌上。隔天,等主管有空時,會告訴我哪些工作可以怎麼做更順暢或更正確,而我自己也透過工作日誌的撰寫,一方面默記工作流程,一方面提醒自己要再三確認工作事項。

過了一段時間後,果然工作上的錯誤減少了,工作流程也更加熟悉了,工作效率也大幅提升了。

雖然,現在已經離開該公司,但是撰寫工作日誌的習慣,卻保留了下來,並且做了進階版的使用變化。每個月初,我會先把自己能夠獨立完成的工作事項條列出來,並且分配到當月的工作日之中。

工作日誌輕鬆寫

每天一早,我會按照之前預定的工作進度執行,並且隨時填入新加入的會議或偶發工作先寫下當天預定的工作事項。每一項工作完成後,在日誌表上加註說明(成果或問題),完成每日的工作日誌,並簡單自我檢討,尋找可以改進的地方,並運用在下次的工作上。另外,每天(以及每周和每月)結束後,檢視自己的完成度,並檢討自己的工作成效。靠著預先撰寫工作計畫與工作日誌,查核自己的工作進度,讓我的工作效率提升不少,也能充分的利用時間,調和工作與休閒。

工作日誌的寫法有很多種,可以用畫圖的,也可以用文章或條列式寫法,並沒有固定範例,以自己最習慣的寫法為主。不過,畫圖的記得在圖邊加上文字簡短說明,文字條列的最好能夠畫一份簡單的工作關係圖,能夠幫助你更全面的掌握自己手上的工作事項與進度。

以工作日誌記錄每日工作/學習心得

每天下班前,不妨在工作日誌上寫下一些心情紀錄,特別是因著工作或開會而學道的新知識/觀念/技能。讓工作日誌成為幫助思考工作對自我能力提升的重要輔助工具。透過工作日誌的紀錄,工作將不再只是表面上看起來的每日同意反覆,而能從中發現自我提醒的亮光。

工作日誌除了讓自己熟悉工作,有效的管理工作進度外,我認為,還有一點很重要,那就是透過工作日誌,發現自己能力的不足,知道自己該強化哪個地方,也就是說,透過工作日誌,發現自己還可以從看似每天重複的例行性工作中學習到的東西。將來就算離開了這份工作,在工作中所學會的技能/專業,也不怕因為時間流逝而生疏。將來若還有用得上的地方,只要拿出工作日誌來溫習就好。

好好的整理書寫自己的工作日誌,三五年下來,將是寶貴的資產,可以發現自己的優缺點,記得自己做過哪些工作,學了哪些技能,會千萬不要小看工作日誌。

工作日誌時間管理效率能力工作採購連鎖通路技能專業例行化反思紀錄
台長:Zen大

Eulian
工作日誌確實是不錯的工具~~
幾個月前上司問我的工作表現時,也建議寫工作日誌,但不用像寫文章那樣,寫重點就好。
雖然有時懶得寫,但還是努力補足...
2008-09-05 09:13:51
Rita
我一直很想知道工作日誌到底要怎麼寫才能不變成流水帳, 才能變成有意義,能作為改善的工具.有沒有可能可以提供個範例內容供個人參考?謝謝您.
2008-10-31 09:16:40
版主回應
很難有範本
不過 工作日誌就是要從流水帳記起先

工作日誌的用途其實不是光是記
而是事後的閱讀 回憶的途徑 從中看看在處理這些事情時有無錯做或可否更有效率的辦法
另外 也記錄自己的良率為何
基本上是一種證明自己績效的輔佐工具

若要說怎麼做
你可以試著以週為單位
每天分開寫
把每一件事情花了多少時間 和多少人互動記錄下來 觀察一下自己的時間分配狀況
做一兩周大概可以看出自己工作(無)效率的狀況
2008-10-31 10:12:44
詳全文