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單元肆、三段式公文寫作原則及申請函格式

參考：國立高雄工商專國文教材編輯委員會編輯＜應用文＞，高雄復文出版社，1997年4月。

一 、何謂公文？

現行「公文程式條例」第一條：「稱公文者，謂處理公務之文書……」已經確定公文必須具備下列兩要件：（一）、必須是有關公務的文書（二）、文書的處理者，至少須有一方是機關。
所謂機關包括官署，及非官署性質的機關（例如民意機關、國營事業機關等）；所謂人民，包括個人、及人民團體（例如各種職業團體、文化團體、及其他社會團體）。

二、三段式公文寫作原則

（一）、公文以「函」為主，因其格式相關介紹繁瑣茲不贅述，僅簡介其製作要領如下：
1、文字敘述應盡量使用明白曉暢、詞意清晰的語體文。
2、文句應正確使用標點符號。
3、文內不可層層套敘來文，祇摘述要點。
4、應絕對避免使用艱深費解、無意義或模绫兩可的詞句。
5、應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重的語詞。
6、函的結構，一般常用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單的函，盡量用「主旨」一段完成，能用一段完成的，勿硬性分割為兩段、三段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。
7、公告的本文則分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明）三段。在本文內，應將行文的目的、根據、案件內容、原因等作簡淺明確的敘述。若有限期處理案件應於「主旨」敘明。如：「○月○日前」或「文到○日內」。

（二）、三段式公文各段規格：
1、每段均標明段落，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。
2、「主旨」一段不分項，文字緊接段名書寫。
3、「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名書寫；如分項條例，應另行書寫。項目次序如附表。
4、「說明」、「辦法」分項條列，內容過於繁雜時，應審酌錄為附件。

三、申請函格式簡介

（一）申請函的標準格式

申 請 函 中華民國○年○月○日
受文者：○○○、○○○、………………..
副本收受者：○○○、○○○、……………….
主旨：（說明行文的緣由、目的和期望，力求具體扼要，應注明處理時限）
說明：詳細敘述案情的事實來源、理由，本段段名可改用「經過」、「原因」） 一、……………………………………
二、…………………………………..
（一）………………………………..
（二）………………………………
辦法：（詳述對受文者的具體要求，本段段名可改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等）
一、…………………………
二、…………………………
（一）………………………
（二）………………………..
附件：（內容過於繁雜，或有相關證件足供參考，得酌錄名稱或編號為附件。）
申請人：○○○（蓋章）性別：
年 齡： 職業：
住 址：○○市○○區○○路○○號

（二） 申請函寫作要領
1、以上格式凡有有褐色顯示部份，即為寫作要領，附注在各段下以便參考
2、人民申請函過去用十字行紙書寫，現在則常用電腦A4打印尤便處理。
3、首行「申請函」可只寫「函」字，但依法亦得以「緊急陳情書」為之。
4、申請函原則採三段式（可一段或兩段完成之），並得視案情繁簡斟酌。
5、基本格式如上，但抬頭「申請函」、「年月日」兩欄常用特別級體字識別。
6、「申請人署名」可酌加其他聯絡方式，並彈性調整版面，但高度原則不得超過「本文」2／3，以表謙讓。