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2014-10-24 23:50:13| 人氣317| 回應0 | 上一篇 | 下一篇

最近~ 負責人的辛酸

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辦活動初期,最需要找到一位負責人,同時這也決定活動辦得如何~
負責人很好用,可以當小妹,可以當聯絡人,可以當翻譯,還可以當接待,並且有問題的時候還可以問"這是誰決定的呢?" 所謂負責人就是要有人負責啊!
全天下只有笨蛋,才願意接下負責人這個工作~

話說六月中因為心中的感動所以接下這個案子,開始笨蛋負責人這個旅程,為了提防以後人生道路中還會出現這樣的情況,先寫下此時此刻的感受,以後要接案子時,可以再拿出來回想一下。

六月中只因阿淑一通電話,和心中的感動就接下了這個案子,真是阿莎力的決定。接下之後就開始與大學部門進行溝通,對方是一所有經驗,有學術品質,有學術交流,並且是個有信譽的單位,而且在教育體制的要求下,計畫表一訂就是一個學期,所以九月開學行事曆卻要直接排到十二月也是很正常的事情。

當初洽談時,拿著島方導演預定來訪的日期和大學部安排時間,(以為島方片子已經準備完成),大學部一聽便表示熱枕,為了配合島方,馬上將放映時間訂在十一月初,場地與會後點心都由大學部門提供,此時是七月28日。暑假就是"找人,人不在,做事,慢慢來",這時的進度幾乎是零,一下就到九月了。

九月初最重要的就是迎新,大學新鮮人,迎新相關的事情多的不得了,當然人力,時間與資源幾乎全都用盡,這一陣忙完已經是十月了。
不過雖是如此,在九月中,相關的guest speaker已經邀請完畢,其中包括歷史學者,圖書館檔案室主任,紀錄片學者,等等總共加起來五位。

十月第一個星期過後,開始與大學部密切溝通,因為安排的時間是十一月初,所以也只剩一個月,對於之前認為應該都有的東西,大學部straight to the point 一一要求。

第一問: 有片子嗎? 島方答: 沒有英文版的片子~ 大學部答: this is not something you mentioned before.
>> 負責人身為中間人當然要居中調整,先回大學部說 "this is not what we expected either".....一方面要軟性施壓島方
>> 這件事情一直造成大學部的緊張,大學部以一個公開的教育單位,沒辦法將一個片子都還沒準備好的討論會列到行事曆中,萬一開天窗是件很糗的事情,當時大學部的行事曆已經排到本學期末了(十二月中),這件事情一直擱到十月17日,島方確定完成英文版,壓力才消失。

第二問: 本事? 島方答: 我會寄相關資料給你。
>> 結果寄來28頁全是中文,裡面還有接近10頁是直接由wikipedia 剪貼下來的資料,之後負責人自己花時間翻成英文後,寄給大學部。大學部答: "Although it is useful, but this is not synopsis. "
>> 負責人看了一看,本事的內容就是這樣,已經照本翻成英文還是不行,只好重寫。於是負責人自己花了時間,重新寫了英文版的synopsis. 再次寄給大學部,這次收件了。

第三問: 海報? 島方答: 我寄給妳。
>> 寄來了一張600x800 的海報,當然也是中文,而且解析度不夠。
負責人詢問島方,能不能寄原始檔,這樣才可以改英文和資料。於是島方聯絡配合的設計師,原創通常不願意將原始檔分享出來,但是礙於需求,只好將海報AI檔寄過來。於是負責人又花了一個下午,將原本的中文海報改成英文,寄給大學部。大學部答:"This poster is a bit misleading"......
最後應大學部要求,幾張照片即可,負責人又花了幾天,把照片給找來。

第三.a問: 阿淑FB詢問,你們有對外宣傳嗎?有外國人會參加?島方會來嗎?如何拿到片子?
負責人迅速回覆,心想這件事明明是阿淑交代下來的,現在反來問我這些問題。我也是不知道啊~ 這時負責人有點不爽,但也沒說什麼。

第四問: 導演確認會來嗎? 島方答:不確定。這時是負責人第一次爆發,時間為十月15日,於是打電話給阿淑,得到更崩潰的答案。"我們這邊決定不辦喔~~~,原因是時間太趕。"就在島方確定要來的同時,負責人這時才知道只有一場放映。
這時負責人想:那我這邊也不辦啊 !!!! 你那邊遇到的問題能有我多嗎?你都可以說不辦?我可不可以也不辦?況且,我今天如果沒打電話給你,那你什麼時候要跟我說你那邊不辦的事情?這時阿淑問了一個很不專業的問題,guest speaker 是誰邀請的?????? 負責人邀請的啊!!! 聽完這句問題,負責人決定承擔所有一切。提出由負責人出所需的車費。
於是負責人化悲憤為力量,也是這通電話讓負責人完全對阿淑失去信心,也了解內部的人力與資源都很有限,並且感到無奈,無助,與無力。

這之後,負責人開始向外部尋求協助,如政府文化部,身邊的朋友,並且詢問其他社團團體是否有興趣,提供任何場地,廣告,或經費的幫助。電話多多少少打了幾通,但是詢問過一輪之後,沒有人真正能提供任何幫助。當然有些單位還是釋出善意,這中間的意外是海防區爽快答應參與放映,只是時間訂在聖誕節附近,對整件事情也是一件好事。

這時,負責人剛好身有要事,就在放映前兩個禮拜決定不再繼續接手,這是第二次打給阿淑,報告無法繼續此案,並且必須馬上找到代理人。阿淑聽完說"了解",於是花了一天找代理人,燙手山芋的案子,當然沒人接,料想之中的事情,最後又回到負責人身上,負責人說好吧,於是麻煩身邊的好友成為代理人。這中間的對話中,有兩句讓人無法理解,阿淑說了一句"這也是我們的事工啊"(如果你認為如此,那幫忙的誠意在哪裡?)第二句"在這個時間點突然要找人接....",(既然之前撐那麼久都沒有放棄,現在會放,當然是有不可抗拒的理由,無法將心比心,真是令人失望)

於是這位被負責人拜託的代理人,需要幫島方訂住宿(先墊旅館費用),並且活動當晚(17:00-20:30)還要當翻譯,這位代理人平日需要上班.....車程一趟需要兩個小時,在工作忙碌中義氣相挺,頂下負責人所交下的燙手山芋。事情至此.....負責人已經身心俱疲,於是決定寫下這些感受,作為借鏡。


台長: 懶人咪
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