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博客來網路書店-優質秘書養成術

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商品訊息描述:



電話致勝秘訣:KISS 理論
秘書在會議中的角色
優質秘書的基本條件
與上司相處的五大要訣
怎樣成為主管的得力助手
怎樣做好情緒管理
檔案管理新概念
何謂 80/20 原理
秘書該有什麼形象?
秘書的生涯規劃

秘書除專業的技能與知識外,若想得到主管的充分授權,更重要的是必須具備有足以讓人信賴的人格特質,培養彼此間良好信任的默契;而與同仁間產生良好互動以贏得敬重與協助,更需要長時間的經營。

秘書是份能夠深入了解企業組織文化的工作,有許多機會可以接觸到高層決策及整體業務往來,可以培養出宏觀的視野及胸襟。業界許多能幹的主管,也都是從秘書開始,一步步開始為自己人生奠定不斷加值的基礎!

由於網路的發展,藉著各種軟體和工具的應用,漸次的提升秘書工作層次。現代秘書靠著手機和網路的連結,可以和地球的另一邊許多辦公室一起開會,找尋資料,還可以如影隨形在主管的身邊。因此,秘書更應加強學習溝通和管理能力,為下一步世界的要求做準備,長江後浪推前浪,不進則退,秘書如果只能從事事務性工作,很快的就會死在沙灘上。這本書的主要宗旨就是藉著提升溝通和管理技能,讓秘書能馬上成為行政管理的高手,不被現代辦公室所淘汰。

本書特色

拉抬人氣指數必看[溝通密碼]
提升工作效率就在[管理聖經]
最專業秘書顧問首席形象學專家
毫無保留傾囊相授
快速晉升為
最具文化素養與創意美學的行政管理高手
贏得主管信賴深獲同事愛戴

作者簡介

石詠琦

現任
新世紀形象學苑創辦人、美國東西大學全球領袖管理學院EMBA助理教授
中國太平洋地區合作委員會國際聯絡部副部長、亞洲行政秘書協會榮譽顧問
金石形象(北京)國際文化發展有限公司首席專家、中華教育交流推廣協會顧問
北京三略觀察國際管理顧問有限公司首席培訓師、三略管理科學研究院教授
首席禮儀顧問、三略觀察網資深評論員、北京李可染基金會名譽理事
人文奧運從長城到奧林匹亞活動組委會禮儀顧問
上海宏利企業管理諮詢有限公司資深顧問
上海銳成企業管理諮詢有限公司資深顧問
臺灣華宇管理顧問股份有限公司資深講師
耶魯企管顧問公司資深顧問/講師、中華企業經理協進會常務理事
中華知識經濟協會監事、國際友誼團臺北俱樂部理事
臺北市行政專業秘書協會榮譽顧問

學歷
臺灣淡江大學西洋語文研究所碩士
臺灣中興大學外文系畢業

經歷
味全國際集團行政總監、時報文教基金會執行秘書
中國時報集團總管理處總經理秘書、臺灣正聲電臺及佳音電臺節目製作及主持人
臺灣明新科技大學助理教授、臺灣青輔會/中國生產力中心/臺灣神學院
文化大學及淡江大學繼續教育部/財鑫企管/哈佛企管/中華企管/北台科技大學
YWCA/國立空中大學等資深講師…等

著作
決策者的守門人 (華視文化出版)
秘書實務手冊 (教育部出版)
工作女性 (商周出版)
比別人多一顆心 (聯經出版)
辦公室管理 (聯經出版)
時間管理 (空中大學出版)
蛻變的秘書 (聯經出版)
放開自己 (智慧事業體出版)
共創雙贏 (智慧事業體出版)
秘書行政管理實務 (華立出版社)
國際禮儀 (華格那出版社)
英文秘書實務 (華立出版社)
國貿英語 (文鶴出版社出版)







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商品訊息簡述:



電話致勝秘訣-KISS 理論
張總拿起電話,是小莉接的。小莉不慌不忙,清晰明白的說「成功企業您好,我姓王」「是張總嗎?您要找陳總是嗎?」「請稍候,我馬上為您接過去!」

簡簡單單三句話,展現出一個專業有經驗的秘書所有的效率與素養。首先,小莉在第二響聲的時候拿起電話,然後報上自己的單位和姓名,認出對方是哪一位,並且立刻轉接到正確的主管桌上。

日常工作中我們要遵守的電話要領,最關鍵的就是要遵守KISS 理論,讓公務電話能夠越簡短越好。電話是一種管理工具,它是用來聯絡的,溝通的,不是用來寒暄的,工作中如果不能管理電話,將會降低自己的辦公效率。根據統計,一個秘書在一天上班當中,會用掉的電話時間,大概是 65??右,也就是說,一天只不過打了幾個電話就下班了。

五大原則,KISS 到底
想要電話能夠管理得當,而又能夠達到電話的 KISS 理論要求,那就需要遵守以下的五項原則,並且確實做到:

快速回覆
拿起電話就能仔細聆聽,聽到問題的關鍵再做回答。如果對方要的是一個電話號碼,你就不假思索的可以告訴對方正確的號碼,而不是東翻西找的不知道這個電話號碼到底放在哪裡。這就要靠秘書平常練就一身功夫,把要用的資料都放在手邊最近的地方,而不是都保存在一個很難存取的所在。先報上自己的單位和姓名。

很多秘書一拿起電話就說「喂,你找哪一位?」這是非常不正確的接電話方式。拿起電話的同時,就一定要說「成功公司您好」「我姓石」,這樣的開始。這是要經過嚴格的訓練,讓秘書能夠親切而自然發出服務的語態。匆匆忙忙的開始,給接電話的對方一個非常不好的第一印象,當然也違反了秘書的職分。

寫下來
秘書在電話旁邊一定要隨時擺好紙筆,以及電話紀錄簿和電話留言條這些接打電話必備的東西。秘書只要聽到電話鈴聲響起來,第一聲是確認電話是自己的,第二聲之前就把紙筆預備好,隨時記下電話內所說的內容。如果電話是留言給主管的,就立刻用工整的字跡把來電用條列式的方法記下來,放在主管顯而易見的地方。

感謝來電
無論來電內容如何,秘書都要親切的說明,並且感謝對方來電,即使是對方打錯電話,也不可以粗魯的說出,「你這個人是不是弄錯了」「你搞錯電話了吧!」這一類的語辭,而是很禮貌的對他說,「非常感謝您的來電。這個電話號碼不對,請問您是找哪個單位的,我可以幫您服務。」能做到簡單一句話就周到的服務,才算是上乘的秘書。

照實辦理
對方無論有任何要求,秘書都不應該推辭或者拒絕處理;相反的應該馬上照實辦理。所謂照實辦理意思就是秉公處理,不循私也不推諉的處理。照實辦理的另外一個意義是誠實而又誠心誠意的處理。把自己該做的立即而有效的照對方要求辦到。如果自己有困難,也要明確說明,不要支支吾吾的給人含糊不清的感受。




優質秘書養成術

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