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2003-12-21 07:33:30 人氣(383) | 回應(0) | 推薦(0) | 收藏(0) 上一篇 | 下一篇

信義房屋以e化的協同作業,挑戰5000億年交易額

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提到房仲業,消費者第一個會想到那個品牌?想買房子,購屋的消費者,第一個會想到找哪家仲介公司?名列天下雜誌「500大服務業調查」經紀類第一名、「台灣標竿企業聲望調查」,房仲業榜首;連續8年高居突破雜誌「金牌產品排名」房仲業第一名;被房地產市場與行情評選為「房仲業形象最佳企業」,「服務品質與專業水準名實相符」業界第一。

以上這些榮譽都指向消費者買房子第一先找的信義房屋,比第二名多五倍的信義房屋,同時也是e天下雜誌「e價值100大調查」,不動產經紀業中唯一進入排名的企業。房仲業唯一股票上市的信義房屋,為何得到這些殊榮?追究其原因,信義房屋積極推動e化,並具體落實在營運管理上的用心,居功厥偉。


企業e化,不是口號,需要長期投入
「信義房屋必須藉由e化,快速成長為更敏捷的智慧型組織!」信義房屋總經理薛健平說,企業e化,不是口號,也不是作廣告宣傳,要長期堅持的投入。

從1981年創立迄今,信義房屋全省營業據點超過 100多家;員工人數從最初不到10人到逾千人;發展區域從台灣的大台北、台中、台南、高雄,跨越到對岸的上海、北京;服務項目也從中古屋買賣、租賃仲介;新成屋企劃與銷售;辦公大樓租售代理;不動產開發投資興建,拓展到不動產週邊事業的代書、不動產鑑定、室內設計、空間設計等。

以信義房屋為起點的信義企業,整合不動產上、中、下游產業,並朝產業、技術、資訊與客戶四個相關領域,多角化經營,至2002年交易額逼近500億元。薛健平說,當信義房屋企業體系越來越龐大時,企業e化的效益也就越能顯現。

信義房屋首推「線上影音環場看屋系統」,讓客戶24小時,不受時空限制,輕鬆看屋。薛健平指出,早在1989年,當時僅有8家分店的信義房屋,就體認到資訊系統對未來連鎖體系發展的重要性,斥資購買IBM AS/400主機,成立資訊部,自行開發作業系統。

1998年,信義房屋完成Intranet環境及導入辦公室自動化軟體;1999至2000年間,成立e化專案小組,全面導入ADSL寬頻網路,成為全省第一家用ADSL寬頻網路串連全省營業據點的企業;2001年,更為第一線經紀同仁配置 Notebook,建立e-agent團隊,提供顧客更完整快速的e化服務。

2002年信義房屋的e化進程再往前大步邁進,信義房屋藉由微軟Visual Studio .NET以及Microsoft .NET Framework,整合企業暨有基礎建設,架構企業入口網站及知識管理系統,提供學習機制,並鼓勵員工勇於創新,從經驗、訓練、競爭者,同事、客戶中永續學習,快速回應市場的變動,使企業集團成為更聰明、更敏捷的智慧型組織。同時也統一程式及文件出版流程,普及知識管理,讓企業各項營運資訊快速地與員工即時分享,以提升客戶服務品質,因應新世代行動辦公室的發展趨勢。


有效率整合資訊,與資訊流通速度競賽
「房仲業是與資訊流通速度競賽的行業,正確而有效率的整合資訊是基本要求。」薛健平表示,信義房屋雖然已透過高速網路將總公司與100多家分店緊密串連,讓資訊可以快速傳遞,但還是缺乏一個資訊整合的統一平台,讓作業更有效率。

信義房屋遭遇的問題是,全省100多家分店日常性的報表,如各分店帳務申請、銷售訊息等,必須每天彙整至總公司。傳統的帳務處理是由各分店秘書,使用各自電腦的Word表單登錄,逐一填寫項目、金額,再將表單e-mail回總公司。這種作業方式容易讓秘書人員打錯會記科目或金額,總公司的財務,收到100多家分店的表單,還必須用人工作核帳,費時費力。

此外,每晚6點到10點是信義房屋網路系統使用的高峰期,這也是信義房屋各分店店長,每天必須上線填寫日報表傳回公司的時間,因此有時難免發生店長得跟同仁搶線路使用的尷尬場面。而信義房屋更需要的是,有一套資訊整合系統,讓第一線的業務及主管能快速搜尋,並有效整合企業內外部的資源,應用在業務拓展及決策制訂上。

Microsoft Office InfoPath 2003正是提供信義房屋上述需求的解決方案。信義房屋資訊部執行協理陳麗心表示,導入Office InfoPath 2003前後只花了2個多月的時間,並只動用到資訊部4個人力參與本案,而其中比較長的時間,是花在研究Microsoft Office 2003提供哪些新功能,及這些新功能對信義房屋有何實際的幫助。


Office 2003提供整合的共同作業功能
Microsoft Office 2003 最吸引信義房屋的是,它與 Windows SharePoint Services 緊密整合後,讓 Office 不僅是個人使用的應用程式,還能進行協同作業,成為組織性的產能工具。而信義房屋的員工都已熟悉office的格式與使用介面,資訊部門只需將Office 2003與原先的Office XP的差異性,也就是新增功能,先整理出來,事先告知同仁,導入Office 2003 不會有進入障礙,不需特別的教育訓練。

「唯一較大的工程是要將全省100多家分店的PC及Notebook,從Office XP 轉換成Office 2003!」陳麗心笑說,這是信義房屋要面臨的最大「挑戰」,還好台灣微軟答應協助全省信義房屋Office 2003轉換的工作,讓信義房屋資訊部安心不少。

Microsoft Office InfoPath 2003 是Microsoft Office 系統中新的應用程式,可以支援任何自訂的 XML 結構描述並整合 Web services,讓工作小組和組織輕鬆地建立和使用豐富、動態的表單,這些表單可以儲存到個人電腦,並且在沒有連接到網路時也可使用,又具備 RTF 格式、自動校正、表格和圖片支援、拼字檢查程式。填表時,也可插入重複的區段和選擇性的欄位,擷取所有必要的資訊,使收集資訊的程序順暢有效率,並和公司原有的資料庫整合。


應用InfoPath,加速6倍帳務表單處理時間
原來信義房屋各分店各電腦雖然用的都是同樣的表單,但還都是單機的獨立表單,運用InfoPath後,各分店會記人員登錄帳務表單,可以用滑鼠直接自動下拉各種項目,不易發生會記科目Key In錯誤,100多家分店的表單,可以同時傳回總公司,系統會自動核對帳目,確保輸入金額正確。全部自動化的結果,讓總公司財務人員原本可能要花30分鐘才能處理完成的分店帳目,加速到5分鐘便可完成。


而Office 2003可以離線作業的特性,讓店長不需急著在特定的時間,待在辦公室Key in日報表,陳麗心說,現在的作業更人性化了,店長可以從容的離線作業,甚至可以先回家吃晚飯,在家離線完成報表後,再上傳回總公司。

陳麗心指出,導入Office InfoPath 2003 可以使用現有的軟硬體投資,減輕建置成本,對IT人員而言,開發及維護程式也很便利,建立表單,只需使用較少或不需自訂的程式設計或指令碼,節省可貴的開發時間和費用。

在適當時間存取正確資訊的能力,是今日商業競爭的命脈,但是企業的員工往往必須使用多重來源及多種格式的資訊,不但要必須花費雙重的時間,來搜尋正確的資訊,還要將它處理成有用的知識,費時又費力。


Office 2003 R&R讓資料搜尋事半功倍
資訊的分享與應用是信義房屋特別注重的部分,信義房屋的Intranet系統,雖然已經建立了完善的資料庫,但不同的資料仍然必須到不同的介面去搜尋,陳麗心舉例,比如信義房屋的經紀人要向客戶作一個簡報,或推薦一個案件,要提企畫案,需要蒐集相關資訊給客戶,可能需要轉換好幾個系統或介面作資料的搜尋,甚至連結到外部的網站,查詢最新的市場行情,除非經紀人很熟悉搜尋的管道,否則蒐集一份企畫案所需的資訊,還是很費時間。

現在在所有 Office 2003 應用程式中,透過工作窗格存取的研究資料庫,可以讓使用者在網際網路、跨 SharePoint 入口網站,甚至透過公司資料庫和服務進行搜尋。現在信義房屋要作的便是,先將經紀人所需的相關資料,比如最常用的市場行情、市場動態消息、專業法規等建置到資料庫裡,再應用Office 2003 R&R提供的資料整合及查詢功能,只要開啟一個介面,比如word,就可輕易地搜尋到相關的資訊,立刻將資料剪貼到word,再加以編輯。

資料搜尋較麻煩的是,如何找出使用者實際需求的資訊。信義房屋的作法是先請全省各業務區專業經紀人來試用,找到業務、研發人員經常使用的資料,逐步整理修正資料庫建置的資料內容。陳麗心表示,透過 R&R改善資料搜尋作業,至少可節省一半的作業時間,如果完成一份企畫案資料平均需要40分鐘,現在經紀人只需要花20分鐘。這多出來的時間,經紀人就可以多拜訪客戶,多親近客戶,為客戶提供更多的服務。

陳麗心說,以前當公司需要提報一些研究報告,IT人員的工作量就會變的很大,因為相關單位會請IT人員協助作資料分析,現在透過Web services 及Office 2003 Excel樞紐分析的功能,研究人員依照其授權權限,可以直接連接資料庫抓取資訊,取得分析的結果,不僅節省研究人員的時間,也減輕IT人員的負擔。

Office 2003 藉由提供 XML所改進的應用程式,以XML—跨平台交換資料的通用標準,將資訊置入 Word、Excel 和 Access 文件中,幾乎可以將所有涉及文件建立的工作,像是報告、試算表和表單予以自動化。陳麗心指出Office 2003 可以與企業原有的資料庫整合,可以離線作業,讓單機作業轉換成協同作業,這對企業的實際運作,幫助很大,信義房屋花了很多時間,去深入瞭解Office 2003新功能,才逐步導入Office 2003。


信義房屋以e化,挑戰5000億年交易額
信義企業集團以優良的服務品質為基礎,積極朝向多角化經營,薛健平表示,信義企業集團已架構出「2012年企業願景」藍圖,在「2012年企業願景」架構下,憑恃著過去既有的經營理念、品牌形象、優質人力、整合服務之生活仲介、創新能力及高感度的顧客服務能力等優勢,除了提供更安全、更貼心的仲介服務外,信義並將擴展至家具採購、搬家、修繕貸款、水電維修、清潔、室內設計裝璜等各項領域,提供客戶高品質整合性的居住服務。

展望未來,信義企業集團將以更穩健的步伐,結合其他服務業界的參與力量,帶動台灣服務業的成長,藉著企業內一連串行動變革,進而成為台灣服務業的標竿。而在行進的路途中,藉由IT科技,持續作e化的部署與強化,是不變的努力方向。
薛健平說:「屆時,信義企業集團將成為年交易額突破5000億,培養大中華地區各省市連鎖體系100位總經理,擁有大中華地區5000家連鎖店之多元化連鎖事業集團。」

台長:達爾文
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