我們都知道「聚焦」很重要，專心一意，可以提高我們工作的效率、確保成果的品質，而一個人不專心做一件事情，品質就會打折扣，效率也變差，於是陷入一個惡性循環：效率不高於是事情常拖到期限後，品質不好於是常得再來一次，也做得沒成就感而興趣缺缺，而無心又回來影響效率，最後就落得事情作得慢又爛，老是被人嫌到煩的田地。
沒效率 → 趕工 → 品質下降 → 挨削
↑ ↓
失去興趣懶得理 ←ÿ沒成就感 ← 不爽
怎麼會這樣，我們都希望事情作得有效率，在期限前就做完，甚至還有好幾天空檔，如果主管覺得哪裡需要修改，就還有緩衝的餘地，最後出來成果也不錯，主管賞識、自己開心。說來簡單，但是往往我們卻實踐不了這簡單的道理，原因往往就是出在人的「惰性」，或者你常可以聽到這樣的抱怨：「事情太多，我做不完！」
其實專心、沒效率，通常只是問題的眾多環節中，常被忽略的一小部分，將不專心完全等同於無心、失去興趣、品質下降的殺手，是有點高估了。但我想說的是，領導者負責一個團隊，其工作的進程規劃，有沒有辦法在規劃的同時，避免到這種情形？換句話說，惰性是再稀鬆平常不過的特質，偏偏我們不能老是期待勤奮、沒惰性的人來幫我們做事吧？
在談方法之前，先來說明「學生症候群」。學校常給我們幾天期限作一項作業，假設十天好了，大家通常什麼時候開始做？勤奮用功的好學生會在頭幾天就做完，但是有許多人會選擇在最後一兩天才做。結果當然落得做不完、或者品質沒預期的好。這時候我們怎麼做？常常叮嚀、規劃細部進度之類的，但是結果卻往往令人氣餒。這時候，何不試著嘗試改變「規劃的方式」？
我們通常會把一樣大工作分成好幾段來做，例如「場地布置」就分成「課程海報」、「大型海報」、「零碎裝飾」，工作期有二十天，共三項工作，我們在規劃時間時會為自己留「緩衝時間」，例如海報預計14～15天完成，那就留三天緩衝。我們可以看到這種規劃：
╟──A──┼＊╢
╟──B──┼＊╢
╟──C──┼＊╢ ＊即緩衝時間
新的規劃方式有兩種：對「時間」的聚焦和對「人」的聚焦，且讓我們先討論對「時間」的聚焦。先看到時間軸，我看過大部分的進度規劃都脫離不了這樣的模式，於是每階段結束前的回收將令每個人戰戰兢兢，然而在看似合理的規劃下，殘酷的事實往往是：「學生症候群」發作，緩衝時間變成工作期，三個工作壓在頭上，壓力怎能不大！我們可以嘗試這樣規劃看看：
╟─A─┼─B─┼─C─╫─＊─┼─＊─┼─＊─╢
我們把A、B、C三段時間都縮短並且不給予緩衝時間，所有緩衝時間都移到最後去，縮短的理由是：其實一次做一件工作，並不需要如原先規劃的那麼長，原本兩天的工作因為考慮到還有其他工作，我們延長到五天；然而當我們在規劃上排除「同時進行數樣工作」的可能性後，就可以讓「專心」為我們縮短工作期。另外緩衝時間全移到後面，我們可以發現時間變得非常充裕（甚至到誇張的地步），這可以預防突發事故（如考試、放假）對進度的影響，反正突發事故發生了，只要用緩衝時間吸收便可。反過來想想，甚至20天的進度還可能因此縮到10天！
對社團內而言，可以改變的包括：小至每個人自己的進度規劃、梯隊每一次全會的各組進度，大可至整個梯隊籌備期（例如把各組工作籌備與練活動分開、不同時進行，異於以往基服返鄉、而成「兩段式籌備」）。
這種規劃法就像條鍊子，各環節可能毫無關係，也可能有順序性，但是都是為了「聚焦」。當然這是我們假設的情況，真正在運作時，鍊子可能同時好幾條進行，而且鍊子和鍊子之間可能有互相影響、重疊的環節，這時候怎麼辦呢？我們就要找出「關鍵鍊」。關鍵鍊的特點在於：他會①影響別人②常需優先進行③所需時間較長，而我們就得致力於找出各條鍊子中潛藏的「關鍵鏈」。例如在營隊，就是「流程設計」。
除了「時間」的聚焦，還有「人」的聚焦。試著考慮一點：為什麼我們要每個人都嘗試過每一樣工作？專人專項不是比較好？例如：課程海報兩個人畫、大型海報一個人做、零碎布置一個人完成，這樣不只節省許多時間，接隊後專人專項可以讓營隊狀況更簡單、反應更迅速。而專人專項的優點，在負責聯絡食、衣、住、行眾多事務的行政組中，特別能彰顯：餐點沒準備好？找A處理，車子還沒到？叫B打電話給司機，下雨了要移動場地？叫C把器材全部移到下個地點。可以看到這樣一個情況：所有人各司其職，而上位者也因為分得清清楚楚，處理狀況總可以有條不紊。
在營隊籌備與活動的期間，以上兩種聚焦大概就可以解決掉許多規劃上的問題了，隊長也不用老因進度落後頭大，學弟妹也較不會落進一開始講的惡性循環中。以上兩種聚焦是針對規劃層面與實際操作而生的，但是在這兩者之上，我們還要對「價值」聚焦。
對「價值」聚焦？在規劃每一次營隊、甚至一整年社團活動的時候，領導者一定要知道什麼是團隊的「中心價值」。中心價值指的，是「團體的願景」、「團隊的特色」、「恪守的精神」。
「團體的願景」，可以讓在團體內的每一份子，由上而下，都知道自己要追求的是什麼？團隊要追求的是什麼？而個人與團隊的願景又是非常息息相關、密不可分的。有了願景，才不會失去方向，而領導者就是要找出「願景」、並且堅定大家追尋方向的舵手。如何找出願景？甚至如何凝聚團隊每一份子的共同願景？容我們之後再討論。
「團隊的特色」包括人、事、時、地、物等許多因素，各方面都可以是「特色」的一部份，可以說是非常錯綜複雜，不過領導者一定要知道自己的特色在哪裡，才能努力的經營它。聽過「紫牛理論」嗎？行銷在未來將不是重點，「特色」才是！
最後「恪守的精神」也是我們要聚焦的地方。怎麼說呢？「誠實」、「負責」、「服務」、「合作」……等等，這些都是很重要的精神，而精神也象徵著整個團隊的價值觀、對好與壞的判斷，影響甚鉅。擁有每一項好的特質固然聽來很吸引人，但是這是很難做到的。每一個團隊都該有一樣最重要的，例如「服務」可能是基層文化服務隊的中心精神，相對地「創新」就不一定會被鼓勵；「創意」可能是社團的中心精神，相對地「堅持」就變成固執……講起來沒完沒了，而且要聚焦的精神會依人的組成、時事變化、外在環境等各方面的影響，而做調整，甚至改變，但是「慎終如始」地貫徹一樣精神，是領導者一定要努力的。
在我的觀念中，對「價值」的聚焦是最重要、也影響最廣泛且深遠的，不過卻不容易實現，也容易被忽略，對於初為領導的人而言，是相當困難又抽象的，但是想要成為一位成功的領導者，這又不可或缺。另外花了很多力氣說明的、對「時間」及「人」的聚焦，則簡單多了，可以從這裡著手，而且其實身邊已經有不少例子了。
【後記】
這篇文章又臭又長，請原諒我不是故意打這麼多的。而在打文章的時候，心裡一直在拉鋸，我的對象應該定位在誰？是當初上課的梯隊總召們？任何社團內的學弟妹？學長姐？還是所有會看我文章的朋友們？後來為了省略一堆說明、以及舉例子的方便，就直接定位在社團的學弟妹、也就是未來的領導者了。希望所有看到文章的朋友們別生氣，我已經盡量說得淺顯，如果是例子舉得不好……看到煙灰缸沒有？拿起來，砸我的頭！砸啊！（唉，我也中無間道的毒了）
anyway，我也很希望可以從大家身上得到回饋呢！如果有想法，歡迎留言喔！
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