相信有些朋友知道筆者曾在內地大企業工作過，在工作上有些個人心得，整理出一些心得想與大家分享。
在台灣工作與內地大企業工作大不相同，譬如內地主管每天平均要收30封郵件，像筆者這種小主管約15封，所以主管根本沒時間處理細節，只能掌握進度及待辦事項等。
所以像是MAIL中通常是用紅色筆刷在文件中圈起，再寫上意見，之後回復直接打一個字：可、准、改"等等，最怕收到"閱"的，因為你會想很久，有啥問題？
這個時間能打電話問主管嗎？
最慘的應該是有同事收到主管回覆："你寫啥毛線，1小時後我要Review"。
而在台灣，主管們大多是看主旨後，立馬打電話問，再由承辦說明文件後，
修改成主管要的結果，作法好壞不論，兩種方式筆者皆無意見！
言歸正傳，首先說明向主發管郵件注意事項：
不論是開會、寫MAIL或文件、夫妻和合、警調或是離婚皆可使用，用法存乎一心。
※郵件日常注意事項：
1.條列式：先寫緣由或概念，若緣由字數太多，直接用PPT或EXCEL說明，
並一定以1、2、 3......之條列式句子(表格)說明，最好不超過5項，主管沒耐心也沒時間看。
2.精準用字：《之乎者也夫蓋哉；豈非余爾乃嗚呼》，所有文言文通通放棄，
也不要用太多介詞，如："的"、＂之＂、＂與＂等，如："你的；我"的....等等。
在國字中，千萬注意＂和（此為加總之意）＂、＂或（此為兩者中擇一）＂、
＂累(有等比級數之意)＂、＂積(此有乘法之意)＂、"除(有減法之意)...等。
尤其最忌前者、後者的用法，又不是在寫小說，力求讓主管一眼讀懂，並且不因單個字造成誤會。
另外，亦不可帶入情緒語句，＂除非＂、莫非、＂豈不是＂等，
只需忠實呈現當下人、事、時、地、物狀況，不可攜帶情緒語句。
3.結案陳詞：一定給出方案讓主管選擇，最好是在3點以內。千萬別只報告現象，
而沒有去嘗試解決問題，就直接回報，那跟居家檢疫的鹹魚有何不同。
4.郵件自稱：用"我"，對上層稍嫌無禮(但不是不可以)，當然也有人用"屬下或卑職"，
這就怕你主管以後都叫你王朝或馬漢了，對上層，筆者推薦"職"，只謙不卑，
就算與收信者略有摩擦，也不至於太過難看。
※日常會議注意事項
１.善用取證：有些主管喜歡在白板上"邊寫邊想"，
有的則是跳躍式思考或與現在正討論的會議主題不同，
那麼筆者強烈建議善用照相及錄音功能。
若有AI工具，也可開啟圖、文、流程製作、企劃佈達等功能開啟，
可直接現場建立工作流程雛形。
２.會議引導：如果每次開會都是『會而不議、議而不決、決而無效、笑傲江湖』的主管，
記得至少要視氣氛，適當的輕輕提醒主管進行下一階段。
但若是會議中，主管僅是為了加強上下級觀念或畫大餅的發言，就別白目地推進會議速度了。
※文件進階的注意事項：
1.文件版本號原則:
此項最難說明，建議採用【案名_A1X11_20200621】，
如：POLICE_A1X11_20200621。
此處是舉例正在進行警局案的第一期且為第一個版本，上呈日期為2020年06月21日，
為何A1X11是第一個版本呢？主要是為了排序，
因為在WINDOWS中排序為1的下個檔案不是2，而是11，
乾脆從A1X11版做起（部屬版本號為單數），只要主管或你知道規則即可。
在內地筆者一開始常被退件，主管連看都沒看直接退，因為版本號沒改！
上述有提到主管"文件通常是用紅色筆刷圈起"，再寫上意見，
並回復你A1X12（主管版本號為雙數），
表示請你按照主管批示的部份去改。並在修改後改成A1X13回復主管。
這樣的好處是主管會知道以下幾件事：
a.開會時你是否神遊太虛；
b.你是否聽懂主管到底說甚麼(能否溝通)；
c.文件指示修改後多久會呈給老闆？
這些內地主管都會放在心裡，作為考績的一部份。
在台灣只會是您自己的修改紀錄，好整理又好看，也非常療愈，此兩種筆者都能接受！
另外說說為何不用A1X01開始呢，主要是我習慣將01~09保留給自己，
我會完整記錄當時的時空背景、專案預計截止日期(若沒有就自己預估)、
接觸客戶及廠商之反應等，以便未來復盤(反省)之用。
2.密碼原則:
在所有內部文件中，只要包含成本、報價之檔案，一律要加密。
而且強烈建議拿日期做變化即可，千萬別弄太長太複雜，
或是密碼中包含你的英文名字，會讓主管打錯或是記住你，
那你就準備經常性站起來回答問題。
3.字體或欄位顏色管理原則:
不管是PPT或EXCEL，都有最後一欄，習慣上，
回報事項數值或正面的，通常使用深藍或淺藍色，反之則使用紅色(PEDDING)。
當然為了方便閱讀，更可在已結案或已收款的欄位上使用淺灰色。
4.簽名原則:
不論您是承辦、倉管、研發或更高級主管皆須在單據上簽名，若事有蹊翹，
儘管您職位再低，在簽名後記得加註看法或理由。
舉例：筆者有台灣同事擔任倉管，因主管急需領取貨品，他立即取貨並放行，
開車取貨之人不知是誰，運往何處亦不知，取貨單只有同事及主管簽名，
最後發覺是主管盜賣貨品，當時運出的貨品，價值一億多台幣，
差點被公安視為同夥而吃罪。所以遇事一定要保護自己！
最後提醒一下，簽名及加註盡可能用黑筆，別用藍筆。
5.文件收發原則:
所有傳送給客戶或上下包廠商的文件，一律轉檔為PDF，
當然這只防君子不能防小人的作法，至少"對外"表示你很重視此份文件。
※最後的自我心態調整
若是您也是注重細節的"職"，更是花了許多心力，
但記住：人生如戲，全靠演技！
若你已確定忠實執行"演員的自我修養"卻仍必須離職，在此只好勸您剪愛吧。
無論你在職時功績多好，
甚至是傳說中的人物，一旦蓋棺論定；
回頭再看，您的優點只是上層可能同意您回歸的理由，或是推薦其他工作的契機，
即"做得好是應該，做不好則是你不爭氣"，
所有缺點都會被放大去檢視，所以…根據老人家所說三個理由來看『工作三草』:
1.好馬不吃回頭草
2.兔子不吃窩邊草
3.天涯何處無芳草
還是有點道理的。
不過若你沒回頭，並且吸收公司不足缺點或更優之處，而另闢蹊徑！
那麼你或許就是真正的剪愛英雄！！
2020.06.21 From 專業老實人 V.1.7版
2024.05.28 修改 V.2.2版
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