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2004-01-17 17:43:11| 人氣5,411| 回應1 | 上一篇 | 下一篇

高級主管生存秘笈(秘書篇)

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在偌大的企業集團裡,擔任高級主管是風險最高的,我常常覺得所謂「高級主管」就像是另外一種職業,與一般的專業領域有所差別,這個位子比較需要的是「特質」與「手腕」,比較多的成份是與生俱來的,社會新鮮人剛踏入社會大學,老鳥們總是勉勵說:「要把自己當做是一塊海綿,不斷吸收新知。」但要當高級主管新鮮人就不一樣了,應該比較像沙漏,緩慢的吞吐之間,承上啟下,千萬不可一次吃太多,也不可以一次吐露太多,接多少就丟多少,否則很快就玩完了。阿兵哥看到的企業集團高級主管數量之多,簡直跟走馬燈一樣,來來去去,一會兒明亮,一會兒又暗淡,有的甚至來不及認識,也難怪有些公司高級主管每天在徵人,錄取率也高過其他職位,真是一種奇特的職業!

高級主管既然生存不易,終究還是有人做得如魚得水,遊刃有餘,這當然是大有學問,今天就來研討一下,高級主管應該如何生存,才能在企業裡過得好又活得久。首先要做的,當然要有一個靈巧又聰慧的秘書,這個秘書非常重要,必須要具備幾個「超能力」:

1、「掌握會議」:大企業每天都有各式各樣的奇怪會議,例如委員會、專案會、主管會、幹部會、全體會、檢討會、說明會、協調會、動腦會、企劃會、研討會、預算會、籌備會、人評會、晨會、晚會、午餐會、會前會…等等不勝枚舉,而且會議時間與出席人員瞬息萬變,產生一種搶人大戰的遊戲,秘書此時就應該發揮特有的冷靜沉著,以安排出高級主管今天的「最佳行程」,所謂「最佳行程」就是必須判斷哪些會是非去不可的,哪些會是可以翹課的,又有哪些會是可以派「分身」(代理人)去的,最重要的是:哪些會是可以先出現一下,然後悄悄開溜前往下一個會的。最厲害的秘書要懂得「以會養會」、「以會制會」的藝術,所謂以會養會就是要經常創作一些會前會或檢討會之類,以便做為主管隨時不想安排其他行程的理由,或做為老闆查勤時的正當藉口;以會制會則是以「聽起來很重要,但可開可不開的會」來抵制另外不想去的會議,讓人不得不接受。所以阿兵哥得到第一個結論:做「高級主管」重要的不是「會不會?」,而是要懂得「如何開會?」。

2、「口若懸河」:做秘書的一定要很有創意,懂得遇到什麼人就講什麼話,尤其明明知道主管不會想見的人來電,一定要能立即反應出一個冠冕堂皇的理由推辭。同時秘書必須充分瞭解公司的狀況,並在狀況中隨時模擬出最適當的理由,來應付各類查勤所需,主管睡太晚、跑去幽會、出去摸魚等等,不同人來找要有不同的正當理由,尤其辦公區塊有兩個以上的主管,說起謊來最是如魚得水,甲地的人找,他必去了乙地;乙地的人找,他又一定身在甲地,所謂「狡兔必有三窟」就是這樣的道理,如果甲乙兩地都不在,那他必是正在回來的路途中,若再有人不長眼一定要等到他回來,很抱歉,中途剛好遇見了緊急狀況,臨時跑去客戶那裡處理了,總之神龍見首不見尾,頂多聽見電話裡的聲音,要見到人比晉見總統更難。當秘書的也不必為了天天說謊而自責,因為這乃是「善意的欺騙」,讓主管能有充裕的時間空間,才能幫公司創造價值,才能照顧更多人啊!多正義凜然的理由!所以阿兵哥得到第二個結論:維持「讓人心儀的神秘」與「讓人心疼的忙碌」,才是主管本色。

3、「承上啟下」:秘書與主管一樣都要承上啟下,其實與「欺上瞞下」是一體兩面,可別以為這是要秘書當一隻看門狗,成天只會狗仗人勢亂吠一通,而是要判斷是非,做主管與部屬之間的潤滑劑,阿兵哥看過幾個超讚的秘書,懂得傾聽員工們的心聲,並且在最適當的時機,用主管最喜歡聽的話講給主管聽,而且讓主管感激這位秘書能隨時幫忙收集珍貴的情報,除此之外,秘書也會適時的傳達主管的意圖讓員工們瞭解,常常一個笨蛋命令,被秘書說的是義正詞嚴,足以救亡圖存,所以秘書有時候就像新聞局長一樣,可以扮演「化妝師」的角色,最好要把主管神格化,員工不滿,要先在秘書這關事先消毒,要說得讓員工感激涕零、懊悔自責,然後化悲痛為力量,矢志效忠主管,死而後已。另外秘書在必要的時候,就要偶爾發揮一下「老闆娘」的威力,對於那些妄想成天黏著主管當應聲蟲的「類太監走狗」施以震撼教育,讓他知道只要有老娘在,別以為你可以有通天的本領,到處拿著雞毛當令箭,在部門裡興風作浪、欺負弱小,要見主管一樣先到門口排隊。如果不小心遇到惡秘書,承上啟下當場變成欺上瞞下,不但好事說成壞事,更有可能秘書成了特定人士的臥底或監軍,那主管立刻落入萬劫不復的慘境。所以阿兵哥得到第三個結論:有時候秘書比主管更像主管,也比主管更值得尊敬,主管要想活得自在,最好對秘書好一點。

4、「美化環境」:有些主管在挑選秘書時,先以身材、美貌、聲音甜美為條件,原因大家都懂,送禮自用兩相宜,有的秘書集美貌、智慧與善良於一身,真是讓人心曠神怡感動不已;但若自認不能兼任花瓶,只能著重在工作能力上,那就得用心佈置主管的辦公環境,多買幾支花瓶,美觀還要兼顧風水。可別小看這個工作,這些門面可都是無形中的公關,對主管的仕途重要無比,舉例來說,重要人事來訪時,在賞心悅目無比舒適的環境中談話,一下子咖啡來,一下子點心上,偶爾還可以抓抓龍,會談結果不但OK還讓客人留下美好回憶。所以阿兵哥得到第四個結論:商場競逐,攻心為上,用秘書和環境軟化對手,即使自己沒什麼能力,只要對方一時克制不住落入陷阱,我方就先贏了一半。

5、「組織同盟」:秘書以忠於主管、兼顧員工為第一要務,但身為大企業集團的主管秘書有一件事特別重要,就是要與其他的主管秘書打成一片,最好有個同盟會定期聚聚,表面上是以聯誼切磋秘書專業技能,實際上是要交換八卦情報,為什麼呢?因為如此你才不會變成孤雁,秘書一被排擠,主管大概也活不會太久,因為來自高層的意圖往往就錯過了,主管若不能隨時掌握皇帝老爺的想法,很快就會失寵,而主管之間互相陷害都來不及,誰會告訴你真話?只有靠秘書之間交換情報,用自己主管的八卦換一個有價值的資訊,一定是物超所值,反正八卦也藏不住,曝光早晚的問題而已,但高空的風向越早知道可就越有利,可以預先準備接球。況且每個秘書每天接觸不同的人脈,定期聚聚對往後主管掛掉時總會有用的,也為自己的後路預先累積人脈。所以阿兵哥得到第五個結論:主管隨時可能走人,秘書的價值卻無遠弗界。

在大企業中擔任高級主管,秘書的選擇是成功或失敗的第一步,成也秘書、敗也秘書的例子比比皆是,但像阿兵哥遇過的很多超級秘書,可不是每個主管都用得起的,良禽也會擇木而棲,主管總得像個人才能找到好秘書,秘書工作異常辛苦,所以職場上令人尊敬的秘書遠比主管多(當然也有很好笑的秘書),重要的是彼此互相尊重,員工況且不是下人,秘書更不是菲佣,專業秘書能成就主管,當然也可能讓主管慢性自殺,載舟與覆舟之間,取決於真誠相待與互信互諒,主管是個特殊的職業,秘書也是,只是秘書可以幫助不同的主管,而多數的主管頭掉了就再也接不回來了。

向天底下辛苦工作的超級秘書致敬~~


註:插圖是法國坎城的超優質餐廳,送給「阿斗小姐」,想像一下「香苑餐廳」。

台長: 大兵
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tt
Fxxk boss is the eater to your bone.

Some companies in ChungHo cxmmax claim they got doctors and will give you stocks.

after 2 months , the god dammed Chang will say , How NTU can have graduate like you....
and again and again,..
So your contribution is absorbed and your credit is 0.

Then he can hire more stupid in 104.
claiming they will be small &quotfox conn&quot
Fxx,liar and cheater, they even fire the
9months preganent assistant.

that is the TWNconpamy reflection just how worse level it is !
2007-08-12 06:51:50
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