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2016-03-28 11:22:05| 人氣5,512| 回應1 | 上一篇 | 下一篇
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春分閱讀:「同理心」溝通



春分閱讀:
「同理心」

溝通,是一個調頻對焦的過程。
傾聽,是有效溝通的敲門磚。而同理心在於深入對方價值觀與判斷傾向。
溝通,是一個調頻對焦的過程。
傾聽,是有效溝通的敲門磚。而同理心在於深入對方價值觀與判斷傾向。

管理訓練課程中,為協助主管有效進行績效輔導或績效面談,常將「同理心」列為重點學習項目。
主管藉由同理部屬的情緒與感受,秉持「先處理心情,再處理事情」原則,讓部屬較心悅誠服地接受輔導,以達到績效提升的目的。   

績效不如預期的部屬,在面對績效輔導時,難免會有許多負面情緒。如能透過同理心處理好他的情緒,協助部屬理智地回到問題面,才能就事論事協助部屬們看清自己的問題點。   

但不論主管同理心技巧運用地多麼純熟,運用同理心的重要前提是,主管能良好掌控個人EQ。既然同理心用於理解對方的情緒,亦代表對方正處於情緒不穩定狀態,且通常伴隨著不理性的肢體語言或話語。如主管的EQ掌控度不佳,還沒運用同理心技巧之前,就已被部屬的情緒反應所激怒。   

如,績效面談初始,部屬因為錯愕而於心中燃起一把無名火,若此時主管的情緒亦被挑動,無疑火上加油,可能導致部屬的情緒爆發一發不可收拾。本來想用同理心滅火的主管,卻因為自己的EQ低,得面對更難善後的窘境。   因此,建議主管學習同理心技巧之外,亦必須搭配EQ的控制訓練,否則無異緣木求魚。 

尤其,部屬愛鑽牛角尖、情緒崩潰、行為脫序或無理取鬧,很容易就讓主管的情緒壓力指數飆高至容忍臨界點區。在績效輔導的過程中,上述行為都極可能出現。   因此,主管須學習體察自己的情緒曲線,到達黃色警戒區、在尚可容忍與自我克制的階段,採取一些自我調適的行動,設法理好自己的情緒。必要時,寧可託辭暫時退出戰場,讓自己冷卻下來,別讓情緒指數繼續飆高。   

部屬有情緒時,主管除了設法耐著性子,避免自己的情緒失控之外,還得運用同理心的技巧,試著站在部屬的角度思考,將心比心地理解對方的情緒。   

主管學習同理心的初衷,在於透過理解部屬的情緒,協助他們面對自我否定的情緒,度過情緒的波動期,轉而著眼於未來的改善與學習計畫,藉以提升績效輔導的效率與效果。   

只不過,同理心先修課程是EQ管理,EQ管理不及格,實在不必費心學習同理心的技巧,因為只要一上火,不論同理心學得再好,也難有展現的機會。

 
專案溝通管理
「確保能適時、適當地產生、蒐集、發布、儲存、擷取及最終處置專案資訊」所需的一系列流程,包括辨識利害關係者、規畫溝通、發布資訊、管理利害關係者的期望,以及報告績效等。
 
執行專案時,所謂有效的溝通,就是在不同利害關係者之間,搭起一座橋梁,無論是定期發布專案績效,或是當專案內容變更時,都要即時讓利害關係者知道。溝通,「就如同支撐專案管理、讓其穩固的骨幹一般,」。
 
3步驟做好溝通管理
根據《專案管理知識體指南》,溝通管理分為3步驟:
1.規劃溝通管理(Plan Communication Management):
依據利害關係人的資訊需求,發展溝通計畫。專案經理的基本工作是「定期」發布績效資訊給利害關係人,且若專案出現變更也要立即通知。管理其他資訊考慮的因素包括:誰需要什麼資訊?他們將於何時需要?資訊應該如何儲存,以何種形式儲存?並且把時區、語言障礙和跨文化因素納入考量。
 
2.管理溝通(Manage Communications):
依照溝通規劃管理書,蒐集、分派、處置資訊的流程。但更重要的是被利害關係人已經接收並了解需要的訊息,所以溝通的方法非常重要。溝通方式主要可分為:互動式溝通(會議、電話)、推進式溝通(電子郵件、報告、傳真)和拉式溝通(內部網站、資料庫)。
 
3.控制溝通(Control Communications):
屬於專案生命周期中的「監控」流程,要確保專案利害關係人的資訊需求被滿足,溝通管理流程能重複執行。

口頭溝通3守則
根據《PMP摘金術》分類,專案中常用的兩種溝通方式為書面和口頭:書面溝通包括電子郵件及各種紀錄,口頭溝通則包含日常對話和正式會議等。
 
《實戰麥肯錫》(The McKinsey Engagement)針對專案中的溝通,提出3項守則:
守則1:經常溝通。儘管許多人抱怨,寫電子郵件、製作文件或開會讓人厭煩,但溝通不足所要付出的代價更大。比如,在做出重要決定時,缺乏他人的觀點回饋,或成員做了重複的工作卻不自知。因此,在專案進行中,溝通是寧可多、不可少。尤其是壞消息,更要與每個人分享,因為那更需要參考別人的意見。

 
守則2:專心地傾聽。知名管理顧問公司麥肯錫(McKinsey & Co.)提出4個聆聽的訣竅,包括「在對方說話的當下,拋開自己的主題,不要打斷對方」「看著說話者,保持眼神接觸,把注意力放在對方身上」「透過語言或肢體動作,鼓勵對方」以及「討論對方的發言內容,予以總結、釋義,展現你對內容的了解」。最後,別忘了主動詢問尚未發表意見人士的想法,這對個性內向的團隊成員尤其重要。
 
守則3:對事不對人。討論過程中,團隊成員常會提出不同的答案,有時候人會為了維護價值觀,而為自己的想法大力辯護,尋求認同;但較好的做法是把人與想法切開,只針對想法進行討論。

 
所有跟領導相關運作,都必須透過溝通,將理念傳達到他人的內心深處而成功。
人與人的溝通,不但必須傳遞內容,也必須轉達思考框架。如果未能把資訊的「意義」傳達給對方,就不能算是有效溝通。在人與人溝通裡扮演最重要角色是「傾聽」。
 
所謂的傾聽,指的是「仔細聆聽對方所說的話」。
在英文裡,是listen(細聽),而不是hear(聽見)。人與人之間建立信任感,最基本的做法就是傾聽。
 
英文「lead」,有「指引方向」的意思;好的領導者(leader),也要能駕馭、引導、促進事情,讓它朝著你希望的方向去演變、發展。這個過程中,最重要的工具就是「溝通」。透過良好的溝通,領導人可以描繪願景、激勵人心、分工授權等,驅動其他領導能力,來達成最終目標。
 
領導者為什麼願意不厭其煩地溝通?目的有二。
其一,讓團隊成員對領導者產生熟悉感,進而凝聚向心力和信任感;其次,促使團隊成員聆聽領導者的意見,逐漸形成共識,產生一致的行動目標。

 
溝通技巧絕對可以學習但願意溝通與聆聽的態度,比溝通技巧更重要。

台長: 讀.冊.人
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(悄悄話)
2016-05-19 14:08:58
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