2016-07-15 17:10:33 | 人氣(142) | 回應(0) | 上一篇 | 下一篇

E-mail五大地雷 你不要踩!

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21世紀,e-mail已經成為上班族必備的網路工具。不過,可別低估e-mail的影響力,如果忽視任何一個細節,它恐怕就會成為承載個人缺點的超級傳單,留存在公司眾多同事的電腦裡。當按下「傳送」鍵前,不妨好好留意這封白底黑字的電子郵件,呈現的樣貌是否合宜適當。如果能審慎處理e-mail,就可以讓它變成靈活的溝通法寶,幫助自己在職場上順利闖通關。

〈地雷一〉充斥網路用語

公司裡使用e-mail,目的通常是聯絡事項,互動的對象,大多屬於公務範圍,像是廠商或政商人士,在用語上應該謹慎得體,像是「請」、「您」等較具禮貌性的詞彙,而不要使用和朋友聊天的網路語言,如「安安」、「鄉民」,這樣會顯得自己不夠莊重。簡單來看,e-mail就是自己的門面,重視使用的文字,就代表自己對於工作的嚴謹態度。

〈地雷二〉內容冗長無重點

在步調急速的職場環境裡,大部分人能讀e-mail的時間有限,如果篇幅太長,變成《魔戒》風格的史詩級鉅作,收件者必定沒有耐心,會直接按刪除鍵。寫e-mail時,內容務必精簡,在幾句話之內,就能清楚表達重點,總字數控制在一百字以內,如果字數超過一百,有好幾個事項要表示,不妨分段,維持版面的清爽和可閱讀性,讓對方能一目了然。

〈地雷三〉信件暗藏病毒

E-mail是傳播電腦病毒的媒介之一,像是熱門的影音檔案,經過無數人轉寄後,可能會造成人人當機、無法使用電腦的慘狀,關鍵就是這些附加檔案暗藏病毒,開啟後便惹毒上身。為了本身和他人的使用安全,在發e-mail前,不妨先用掃毒軟體掃描,確定無毒才傳送,以免自己分享不成,卻倒楣地當了網路環境癱瘓的帶原者。

〈地雷四〉洩露他人e-mail

如果轉寄或寄送的對象超過兩位以上,就要注意是否會洩露他人的e-mail資訊,像是寄公司週年慶晚會流程給AB廠商,很可能就會變成AB互相知曉對方的e-mail,但這不見得是AB所樂見的。最簡單的做法,就是使用「密件副本」的功能,如此一來,e-mail的信件收件者處,會出現「undisclosed-recipients」,也就是收件者並無法得知其他收件者的e-mail,這樣就能達到保護通訊資料的效果。

〈地雷五〉錯、漏字太多

中文打字已是現代上班族必備的技能,不過,因為中文輸入法選字的關係,很可能會打成同音異字,像是「教授惠鑒」變成了「叫獸會賤」,如果沒有重新檢查文稿,為了趕時間而寄出,很可能會惹惱對方。無論有多麼忙碌,務必要校對e-mail,確定沒有錯字才發送。此外,寄e-mail不妨先保持離線,給自己再一次的檢查機會,這樣也可確保不會發錯對象,造成不必要的誤會。

〈小提醒〉記得保留存檔

無論是使用哪一種網路介面,發送e-mail後,通常會留下備份,這些備份最好能保留,而不要為了節省e-mail的容量空間而刪除。這些備份的e-mail,往後都可以做為追蹤進度的參考,像是確認哪一天曾發詢問貨款的e-mail給廠商。不過,由於電腦也可能因中毒,而需要重灌系統軟體,導致e-mail備份流失,在發送e-mail後,不妨再存檔於其他配備,如隨身碟、外接式硬碟等,做為防範。

本文轉載自「自由時報」生活副刊 作者/布陀螺

 

台長: a-shun
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