2008-06-03 09:54:09 | 人氣(1,374) | 回應(0) | 上一篇 | 下一篇

聰明進出會議室》出席會議 勿帶「兩串蕉」

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* 蔡祐吉(本文作者為世新大學〈議事溝通〉課程講師)

接獲會議通知單後,你通常會有什麼反應?

A:大嘆一聲「唉,又要開會了」,然後記下時間,到時候出席。

B:開始思考「我能做什麼準備」,然後開始蒐集資料跟思考規劃。

A層次是許多上班族面對會議通知單的自然反應,被動且無奈;B層次則是比較積極參與的人,面對會議的必要態度。

比方說我們要開會,決定公司下一個前往投資的國家。如果所有人在開會前都沒有做好準備,到了會議桌上才你一言我一語地「空想」,一下拋出「中國」,一下主張到「越南」,另一個人又來個「泰國」,在沒有事前做過功課,研究幾個投資地點的異同與優劣的情況下,這些隨口「喊」出來的國家,對決策而言,完全沒有任何意義。

相反地,如果與會者從接到會議通知單那一刻開始,就針對會議主題尋找資訊、進行必要準備──想要「前進中國」者,就把中國的投資環境、法規搞清楚;有意推動「越南投資」者,就先弄清楚當地的土地、人力、資金問題;那麼,當大家進入會議室的時候,就不是雙手空空的「兩串蕉」,而能夠胸有成竹、言之有物,決策必然能夠更為順暢。

每一個與會者都必須要有這樣的認知:會議不是從「大家進會議室排排坐好,主席宣布會議開始」的那一刻才開始;廣義的會議,其實早在「籌備會議」的時候就已經在運作。

會議主事者,有必要在提早發出的開會通知上,明確讓與會者知道,會議要討論的重點,讓他們能夠有時間作準備;會議參與者,也不能輕忽「會前準備」的重要性,否則你的「兩串蕉」,很容易成為破壞會議成功的那一顆老鼠屎!

‧會議小提醒:

1.會議是從「會議室外」就已經開始。

2.進會議室前,就應該做好相關準備。

台長: 台北光點
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